Como os ciclos de melhoria contínua podem ser utilizados na sua empresa para que a cada ciclo, o aumento em velocidade e qualidade nas entregas seja maior do que nos ciclos anteriores?
Esse efeito faz com que a cada iteração, ou seja, a cada nova incidência de juros, os próximos sejam maiores do que os anteriores.
Essa é uma lição essencial para quem utiliza do mercado financeiro para aumentar seu patrimônio. Mas o que isso tem a ver com o ciclo PDCA?
Vamos explicar como os ciclos de melhoria contínua podem ser utilizados na sua empresa para que a cada ciclo, o aumento em velocidade e qualidade nas entregas seja maior do que nos ciclos anteriores.
Assume-se que os primeiros passos em direção à popularização dos ciclos de melhoria contínua tenham sido dados por Walter A. Shewhart, um americano que ficou conhecido como o “pai do controle estatístico de qualidade”, mas quem realmente os trouxe às luzes para todos foi W. Edwards Deming.
Influenciado pelas obras de Shewhart, Deming criou o hoje famoso Ciclo PDCA, difundindo seu conhecimento principalmente no Japão após a Segunda Guerra Mundial.
Deming foi considerado por muitos japoneses como um dos principais responsáveis pelo milagre econômico japonês pós-guerra.
Desde então, diversas ferramentas foram introduzidas no Ciclo PDCA para aprimorar sua eficácia, como o Diagrama de Ishikawa, o Diagrama de Pareto e mais.
Compreender o Ciclo PDCA não é complicado.
Ele é uma das metodologias mais utilizadas na solução de problemas nas empresas, usado principalmente para solucionar problemas que não são facilmente visualizados.
Normalmente, os problemas nos quais as empresas utilizam o Ciclo PDCA são aqueles que já sofreram diversas tentativas de solução, mas sem obter êxito. As finalidades deste ciclo são de acelerar e aperfeiçoar as atividades da empresa, por meio da identificação dos problemas, suas causas e possíveis soluções.
PDCA é uma abreviatura em inglês para as palavras Plan-Do-Check-Act, ou Planejar, Executar, Checar e Agir, em português. Cada uma dessas palavras se refere a uma etapa nesse ciclo, que explicaremos abaixo.
Na etapa de Planejamento, devemos focar primeiro em identificar o problema que desejamos resolver. Utilizando essa metodologia, focaremos em um problema por vez, ao invés de tentar abraçar o mundo e resolver todos em uma única tacada.
Após identificar o problema, devemos descobrir qual é sua causa raiz, isto é, o que realmente o motivou. Para realizar essa análise, uma das ferramentas que podemos utilizar é o Diagrama de Ishikawa.
Ao descobrirmos o que realmente gera nosso problema, devemos planejar o que fazer para eliminar essa causa raiz. Podemos aqui realizar uma sessão de brainstorming para nos ajudar a pensar em quais ações podem nos levar a alcançar uma solução. É importante criar um plano de ação bem definido para guiar sua equipe, definindo quais possíveis causas raiz desejamos solucionar neste ciclo e como iremos abordar cada uma delas.
Com o planejamento executado, é hora de colocar em prática o Plano de Ação criado anteriormente.
É importante acompanhar de perto o time durante essa etapa para que as ações sejam desenvolvidas de acordo com o que foi planejado.
Durante essa etapa, é muito importante anotar e evidenciar os resultados de cada tarefa concluída, sejam eles bons ou ruins. Isso vai facilitar o aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo.
Essa etapa começa muitas vezes junto com a de Execução, para que possível tomar notas sobre quais resultados estamos tendo com a execução de cada parte do Plano de Ação. Porém, também é necessário que estes resultados sejam formalmente apresentados ao término da etapa de Execução.
Isso torna mais simples ao time e outras partes interessadas entender o que realmente mudou, o que melhorou e se alguma ação na verdade piorou algum resultado. Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados de antes e depois da execução, e também mostrar se a meta proposta foi ou não atingida com a execução.
Caso os resultados não tenham sido alcançados, recomendamos que se volte à primeira fase (Planejamento) do ciclo PDCA.
Na última etapa do ciclo, a de Agir, é necessário refletir sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo, além de como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.
Esses problemas remanescentes podem e devem, inclusive, ser abordados em um novo ciclo PDCA, para que os processos que estejam causando tais problemas sejam solucionados através da melhoria contínua.
Nesta etapa devemos padronizar o que deu certo na aplicação do Plano de Ação, para que se possa evitar que o problema volte a aparecer. Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões).
Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc. Para que a padronização seja efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação para os envolvidos na mudança.
Para ser possível trabalhar nas melhorias necessárias, além de aumentar os processos de melhoria realizados em cada ciclo, devemos primeiro focar na causa-raiz do problema que queremos resolver.
Isto é necessário para que não se perca o foco tratando dos sintomas ao invés do problema em si, o que traria uma melhora, mas não uma solução eficaz.
Para nos possibilitar encontrar a causa-raiz de algum problema, foram desenvolvidas diversas ferramentas com o intuito de facilitar nosso diagnóstico.
Proposto originalmente por Kaoru Ishikawa em 1943, um engenheiro químico japonês, o Diagrama de Ishikawa é uma das ferramentas de qualidade mais conhecidas e usadas para identificar problemas em empreendimentos ao redor do mundo inteiro
Devido ao formato do desenho utilizado para aplicar o Diagrama de Ishikawa, ele também se popularizou como Diagrama Espinha de Peixe.
Para utilizar o diagrama, primeiro faz-se uma linha horizontal onde puxamos 3 setas para cima e 3 para baixo. Cada uma dessas linhas será utilizada para descrever uma face do problema.Para descobrirmos a causa-raiz, utilizamos a metodologia 6M para preencher o diagrama. Para cada uma das 6 linhas, atribuímos uma área que possa afetar o problema. Essas áreas são:
Após preencher o diagrama, facilitamos a visualização de possíveis causas-raiz.
A ferramenta mais simples de se utilizar para determinar a causa-raiz de um problema é chamada de “Os 5 porquês”. Dizemos que a técnica é simples porque para utilizar esta ferramenta, basta que você e seu time perguntem “Por que esse problema está acontecendo?” 5 vezes seguidas. Vale dizer que embora seja uma ferramenta simples, muitas vezes ocorrem erros durante sua aplicação.
Um exemplo disso é quando, ao invés de se procurarem motivos no sistema que levam a falhas, o time aponta pessoas que estão supostamente falhando em suas funções. Para exemplificar a ferramenta, vamos pensar em uma situação hipotética em que o sintoma do problema é uma peça defeituosa.
Sintoma: Peça com defeito
1º porquê: “Por que essa peça veio com defeitos?”
Resposta: Resultou de um problema no processo produtivo.
2º porquê: “Por que houve um problema no processo produtivo?”
Resposta: Houve uma avaria no equipamento.
3º porquê: “Por que houve uma avaria no equipamento?”
Resposta: Não foi realizada a manutenção preventiva corretamente.
4º porquê: “Por que não foi realizada a manutenção preventiva?”
Resposta: A manutenção preventiva do equipamento não estava nos planos.
5º porquê: “Por que a manutenção preventiva não estava nos planos?”
Resposta: O manual do fornecedor do equipamento não foi consultado.
Com essas 5 perguntas nós chegamos à causa-raiz do problema, e uma possível solução seria ler o manual e incluir as ações de manutenção preventiva para o equipamento nos planos da empresa. Isso evitará que essa falha aconteça novamente.
Cunhado por Joseph Juran no início da década de 90, o Diagrama de Pareto tem este nome em homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto, que observou que 80% da riqueza do país estava nas mãos de 20% da população, mostrando como ocorria a concentração de riqueza em seu país naquela época.
Juran viu que uma proporção parecida se dava também na qualidade dos produtos, sendo que 80% dos problemas de qualidade são causados por 20% dos problemas. Este diagrama serve para nos ajudar a focar no que realmente fará a diferença.
Sempre que você se pegar pensando em um sintoma de um problema, se faça a pergunta: “Será que esse sintoma faz parte dos 20% de erros que causam 80% dos problemas?”. Caso veja que não é o caso, você perceberá que está focando seu tempo e esforço em algo que não vai gerar tanto valor e deve procurar a real raiz daquele problema, ao invés de resolver os sintomas.
Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto e na grande maioria das metodologias ágeis de gestão, seja de projetos ou estratégica, dos mais simples aos mais complexos, visto que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas.
Ele nos auxilia a aguçar os sentidos para que possamos identificar falhas e oportunidades de aprimoramento, contribuindo também para que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas. Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do time, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e assertividade. Sem contar que o PDCA também garante um aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o desenvolvimento pessoal e profissional da equipe.
Além disso, com a produtividade e a eficiência em alta, você pode reduzir os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada projeto. Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do ciclo PDCA tem mais chances de atingir seus objetivos e melhorar continuamente.
Aqui, faz-se importante recordar a importância de compreender o significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A fase de planejamento é considerada a mais trabalhosa e complexa, porém um bom planejamento facilita a passagem pelas demais etapas.No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a importância das medidas.
Só utilizando métricas é possível saber o quanto do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir, não é possível gerir. Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios surgem, pois a melhoria não para nunca. E tudo bem que a adoção do Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento que você experimenta essa ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais nenhuma iniciativa.
O uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. Utilizar essa ferramenta de qualidade é uma maneira eficaz e efetuar o controle dos processos e obter melhorias.
Pegue uma folha e a divida em quatro partes, cada uma relativa a uma atividade do ciclo. Coloque, em cada parte, atividades correspondentes ao projeto. Por exemplo:
Enfim, este é apenas um exemplo simples de como a metodologia do PDCA pode contribuir para você melhorar processos e produtos de forma contínua na sua gestão.
Agora que você já sabe como utilizar o ciclo PDCA em sua empresa, é hora de colocar a mão na massa e aplicar. Nós garantimos que seus times vão ter melhoras exponenciais, trabalhar mais rápido e com maior eficiência utilizando essa metodologia!