OKRs: Tudo que você precisa saber sobre essa metodologia

Saiba porque você deve conhecer a metodologia usada por gigantes como Google e Intel e que está beneficiando cada vez mais Startups e negócios tradicionais pelo mundo inteiro.

Se você está lendo esse Paper, você claramente tem um objetivo.

Você quer aprender como definir objetivos para sua empresa e alcançá-los com consistência.

E é exatamente o que vamos ensinar: porque você deve conhecer a metodologia usada por gigantes como Google e Intel e que está beneficiando cada vez mais Startups e negócios tradicionais pelo mundo inteiro! Conheça tudo que você precisa saber sobre OKRs!

Por que não utilizar metodologias tradicionais?

Nós não estamos dizendo que as metodologias tradicionais são de tudo ruins e não funcionam ou que OKRs são a única ferramenta que você deve usar. Elas funcionaram por muito tempo, e até hoje são amplamente utilizadas!

Porém, os métodos tradicionais de se traçar objetivos dificultam o entendimento de todos os colaboradores sobre as prioridades da empresa, visto que, são extremamente metódicos e rígidos em sua implementação e execução.

Ao se realizar planejamentos estratégicos nos quais se definem os objetivos e métricas para um ano inteiro (podendo chegar a mais do que 5 anos, às vezes) se tornou impraticável, visto que a velocidade com que as condições de mercado mudam e do crescente entendimento que as empresas têm sobre quais são os melhores caminhos a se seguir.

Quando se definem os objetivos estratégicos da empresa desta maneira, existem basicamente duas opções que se mostram: a empresa poderia seguir o plano até o fim, mesmo que ele não traga resultados reais ou poderia mudar o plano por completo, mas desta maneira não haveria uma mensuração real do desempenho naquele período de tempo.

Dessa forma as empresas que estavam tendo um crescimento maior do que o normal perante ao mercado notaram que precisavam de uma forma mais enxuta de gestão e planejamento estratégico. O novo método a ser utilizado deveria dar clareza aos objetivos da empresa e ter ciclos menores, para que houvesse mais transparência no gerenciamento da empresa e das equipes, além de desfrutar de aprendizados a cada ciclo, tornando o próximo sempre melhor do que os anteriores.

Por que utilizar OKRs?

OKRs, uma abreviatura para Objectives and Key Results(Objetivos e resultados-chave),é uma metodologia que apareceu primeiramente na Intel, em 1983, por meio de Andy Grove, na época COO da empresa. O objetivo deste método é de ajudar a criar objetivos realmente importantes e saber como medir os resultados necessários para alcançar tais objetivos.

Para explicar de maneira mais didática, podemos resumir OKRs em uma frase de John Doerr, autor do livro mais vendido sobre OKRs, Avalie o Que Importa: Como Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com os OKRs:

Eu vou _____, que pode ser medido por _____.

Essa frase demonstra a estrutura de um OKR, composto por um Objetivo (Eu vou), acompanhado de Resultados-Chave (… que pode ser medido por).

Ao criar objetivos claros e aspiracionais e definir como vamos medir os dados para saber se chegamos em tal objetivo, cria-se um alinhamento na empresa entre estratégia e execução. Cada funcionário sabe os objetivos que a empresa tem e como eles podem ser atingidos, então terão um norte para seguir e realizar tarefas que vão aproximar a empresa do objetivo alvo.

Por ser uma metodologia com um grande foco na transparência, cada funcionário poderá saber os objetivos daqueles acima na hierarquia, como CEOs, COOs e Diretores, assim como os objetivos de cada outro colaborador, facilitando a ajuda mútua por deixar todos os dados visíveis, fazendo com que, caso um colaborador não esteja conseguindo entregar os resultados que se propôs a entregar, qualquer pessoa possa ajudá-lo com ideias e sugestões.

Como utilizar OKRs em sua empresa

“OK, já entendi os benefícios de OKRs, mas como eu começo a usar essa metodologia?”

O primeiro conceito que se deve pensar ao começar a utilizar OKRs é simples, porém demanda tempo de reflexão. Você deve definir alguns poucos objetivos (de preferência aspiracionais, como por exemplo Dominar a América Latina).

No Roads, nós gostamos de definir objetivos a nível de empresa semestralmente e objetivos das equipes trimestralmente, de modo a obter feedbacks construtivos e que farão com que os próximos ciclos de OKRs sejam melhores que todos os anteriores.

A dificuldade, porém, se encontra exatamente na definição destes objetivos, pois como já disse William Shakespeare:

Todos os caminhos estão errados se você não sabe onde quer chegar

Não adianta realizar tarefas ou pensar em quais resultados-chave queremos atingir se não soubermos por que estamos fazendo aquilo.

Após termos o porquê definido, nós temos que definir como vamos medir os resultados para saber se estamos no caminho correto para alcançar o objetivo, com que velocidade estamos indo em direção a ele e como sabemos que alcançamos aquele objetivo.

Aqui entram os Key Results (ou Resultados-chave). Cada objetivo deve conter, preferencialmente, de 3 a 5 resultados-chave que indicarão como atingiremos o objetivo. É importante salientar que você deve montar os resultados-chave de maneira que, caso atinja todos, o objetivo esteja realmente completo.

Vale salientar a importância de ter todos os Key-Results serem SMART.

“Calma, o que são Key-Results SMART?”. Key-Results SMART precisam atender a 5 regras específicas, sendo cada uma representada por uma letra na palavra: seus KRs devem ser Específicos (Specific), Mensuráveis (Measurable), Atingíveis (Achievable), Relevantes (Relevant) e Temporais (Temporal).

Vamos considerar o seguinte KR para analisarmos se ele atende às 5 regras de um KR SMART: “Aumentar as vendas em 15% durante o primeiro trimestre de 2020”

Este KR é específico, pois é direto ao mostrar o que se deseja (aumentar as vendas), mensurável (aumentar em 15%), atingível (é possível aumentar as vendas em 15% neste período), relevante (o KR faz sentido para o time comercial, por exemplo) e temporal (o período até o primeiro trimestre de 2020 está bem definido). Logo, este KR é um KR SMART.

Hierarquia de OKRs

Assim como na maioria das empresas, dentro dos OKRs costumamos hierarquizar os níveis de objetivos e resultados-chave. Assim sendo, é de costume se dividir os OKRs entre os níveis de empresa, setores e pessoais, ficando com um formato parecido com o da imagem abaixo

Os OKRs a nível estratégico de uma empresa são os objetivos que ela almeja alcançar como um todo, e como vocês vão medir o sucesso desses objetivos. Os OKRs estratégicos costumam ter duração de 1 ano. Alguns exemplos de bons OKRs a nível de empresa são:

  • Dominar a América Latina até o final de 2020
  • Medido por:
  • Ter 51% do Market Share na América Latina até 2020;
  • Atingir todos os países da América Latina até 2020;
  • Ter uma concentração máxima de clientes em um só país de 15%.
  • Fazer nossos clientes extremamente satisfeitos até o final de 2020
  • Medido por:
  • Ter um NPS de atendimento de 70 ao final de 2020;
  • Ter uma taxa de Churn abaixo de 1,5% ao final do ano;
  • Ter 30% da receita vindo de Upsell.

Já os OKRs a nível tático (que são normalmente trimestrais), de cada time, deverão ser inspirados nos OKRs da empresa, em um pensamento do tipo: “Como o meu time pode contribuir para alcançarmos estes objetivos?”. Pensando em um time de Marketing, por exemplo, podemos ter alguns bons OKRs que ajudarão a empresa a atingir os objetivos criados acima, como:

  • Educar e encantar nossos prospects
  • Medido por:
  • Ter uma conversão de 30% de visitantes para Leads no primeiro trimestre de 2020;
  • Lançar 10 novos eBooks durante o primeiro trimestre de 2020;
  • Emitir 5.000 certificações de cursos concluídos no primeiro trimestre de 2020.
  • Atrair prospects de toda a América Latina
  • Medido por:
  • Ter um total de 700 mil visitantes no site durante o primeiro trimestre de 2020;
  • Gerar mais 5 parcerias de link building durante o primeiro trimestre de 2020;
  • Ter uma concentração máxima de visitantes em um único país de 15% durante o primeiro trimestre de 2020.

Sobre os ciclos do OKRs

Como dito anteriormente, para que se possa aplicar os conhecimentos obtidos em cada ciclo de OKRs, devemos ter ciclos de feedback menores do que os métodos tradicionais (que normalmente fazem ciclos estratégicos entre 5 a 10 anos).

O motivo de se diminuir os ciclos se assemelha à ocorrência dos juros compostos no mercado financeiro: a cada ciclo, aprendemos mais sobre o que devemos ou não fazer, fazendo com que o próximo ciclo seja ainda mais produtivo e assim segue, em uma curva de aprendizado exponencial.

Para que possamos realizar estes ciclos menores e realmente aprender com eles, usam-se ciclos entre 3 e 12 meses (empresas mais maduras costumam ter ciclos mais próximos do limite superior, enquanto empresas mais novas costumam ter ciclos menores) e durante esses ciclos, temos alguns eventos utilizados para consolidar o aprendizado e para termos certeza de que estamos indo no caminho de realizar nossos principais objetivos.

Eventos de um ciclo de OKRs

Para utilizarmos a metodologia de OKRs com a maior eficácia, realizamos alguns eventos durante os ciclos para aprendermos com o que foi feito no passado e nos aprimorarmos para os ciclos futuros.

Os eventos normalmente utilizados em um ciclo de OKRs são:

  • Planejamento de Objetivos;
  • Refinamento de Key-Results;
  • Apresentação de OKRs;
  • Check-up de OKRs;
  • Fechamento de OKRs;
  • Demonstração de Resultados.

E pode ser realizada uma comparação com o Ciclo PDCA (Ciclo de Deming) para entender melhor o objetivo de cada evento dentro de um ciclo de melhoria contínua.

O que é o Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA, também chamado de Ciclo de Deming, em homenagem ao seu idealizador, W. Edwards Deming, é uma representação de um ciclo de melhoria contínua, consistindo de 4 etapas: Plan, Do, Check, Act (Planejar, Realizar, Checar, Agir). Neste ciclo, o primeiro passo é planejar o que será feito para realizar uma melhoria em algum problema atual (Plan), após isto, deve-se realizar o que foi planejado (Do), e ao se terminar a parte prática, checar o que deu certo, o que deu errado e como é possível melhorar para que possamos realizar um próximo ciclo ainda mais efetivo (Check) e gerar um plano de ação para concretizar as melhorias (Act). O objetivo ao utilizar este ciclo é: erre rápido, mas conserte seus erros mais rápido ainda.

A seguir vamos mostrar onde cada evento de OKR se encaixa em cada etapa do Ciclo PDCA.

Planejamento de Objetivos (Plan)

A reunião de Planejamento de Objetivos tem como resultado final o alinhamento dos objetivos entre os líderes do time executivo e dos times operacionais.

Para isso, devemos pensar de maneira aspiracional: “O que queremos alcançar nestes próximos meses?” e anotar os principais objetivos que surgirem e que sejam ao mesmo tempo aspiracionais e relevantes.

Refinamento de KRs (Plan)

Após termos os objetivos bem definidos, é hora de pensarmos: “Como eu vou medir nosso progresso em relação aos nossos objetivos e como vou saber quando conseguimos ou não realizar aqueles objetivos?”, anotarmos os KRs que surgirem e definir quais serão os KRs para cada objetivo.

Nessa reunião é essencial se lembrar de sempre criar KRs SMART! Ao final da reunião, nós queremos ter cada objetivo com entre 3 a 5 KRs.

Apresentação de OKRs (Do)

Agora que já temos definidos quais serão os objetivos da empresa ou de um setor, é hora de apresentarmos estes OKRs para o restante da empresa, levando a um alinhamento e transparência entre a empresa como um todo e entre os setores dela.

É importante que os objetivos fiquem claros e o modo que cada KR será medido também fique bem explicado. O objetivo desta reunião é tirar todas as dúvidas que cada colaborador pode ter sobre cada Objetivo e cada KR.

Após esta reunião, realiza-se o trabalho para atingir os KRs que levarão aos objetivos desejados. Mão na massa!

Check-up de OKRs (Check)

Nós recomendamos realizar esse evento mensalmente, no caso de OKRs táticos (a nível de setores) ou trimestralmente no caso de OKRs estratégicos (a nível da empresa).

Nesta reunião, o objetivo é colher os dados referentes ao andamento de cada KR para que se possa saber quais estão indo no caminho e velocidade corretos e quais estão se destoando do planejado.

Durante essa reunião, são criados planos de ação para os KRs que estejam abaixo do esperado para aquela data, planos estes que nos levarão a consertar as engrenagens da empresa para que tenhamos o máximo de KRs atingindo as metas.

Fechamento de OKRs (Act)

Durante esta reunião são coletados os dados finais de cada KR ao final do ciclo. Com estes resultados em mãos, nós conseguimos avaliar os motivos que levaram alguns KRs a terem sucesso e outros a não alcançarem as metas definidas.

No caso dos KRs que foram batidos, queremos saber quais foram as ações que levaram a este resultado, para que possamos replicá-las nos próximos ciclos, e no caso de KRs não concluídos, queremos descobrir os motivos que levaram à não conclusão deste, de modo a montar um plano de ação para os próximos ciclos para que cada vez mais os resultados desejados sejam alcançados a tempo.

Demonstração de Resultados (Act)

Com o ciclo finalizado e com o intuito de gerar transparência para a empresa inteira, devemos realizar uma reunião para demonstrar os resultados alcançados neste ciclo, assim como os planos de ação para que nos próximos ciclos tenhamos melhorias de performance.

Nesta reunião os líderes deverão responder as perguntas de qualquer colaborador, para que os resultados e planos de ação fiquem claros para todos, com o intuito de gerar uma melhoria contínua e uma cultura de transparência dentro da empresa.

Criação de Planos de Ação (Act)

Ao final de cada ciclo de OKRs, com os aprendizados sobre o que deu certo e o que deu errado, nós devemos montar um plano de ação para que possamos consertar o que atrapalhou o time a chegar nas metas definidas e para que possamos continuar a fazer o que levou o time aos resultados mais satisfatórios.

Recomendamos que se criem tarefas de melhoria com a maior prioridade possível no seu Backlog, caso esteja usando também a metodologia Scrum. Ao priorizar essas tarefas, a primeira coisa que o time fará no próximo ciclo será voltado para a melhoria do mesmo, acelerando o crescimento e aumentando a força dos ciclos de melhoria contínua.

Vantagens de se utilizar OKRs

Resumindo alguns motivos que levarão sua empresa a outro nível ao utilizar o sistema de OKRs, temos:

  • Clareza nos objetivos para todos os colaboradores;
  • Transparência maior entre todos os setores da empresa;
  • Entendimento de como cada setor está contribuindo para os resultados da empresa;
  • Ciclos curtos de feedback, possibilitando melhorias contínuas a cada ciclo;
  • Senso de pertencimento dos colaboradores, por saber que estão impactando os resultados da empresa;
  • Simplificação da estratégia empresarial;
  • Diminuição de desperdícios, ao se definir um ciclo de objetivos menor e portanto menos danoso à empresa em caso de mudanças no mercado;
  • Diminuição do tempo gasto realizando reuniões de definição de estratégia.

Alguns Cases de sucesso da metodologia de OKRs

Saiba como grandes empresas transformaram suas formas de trabalhar com o OKRs:

Google

Em 1999, a então novata Google tinha o seguinte objetivo: “Organizar as informações do mundo e torná-las universalmente acessíveis e úteis.”

Naquela época, o Google era o 18º site de busca a ser criado e, por isso, enfrentou uma dura concorrência.

Quando John Doerr, principal discípulo de Andy Grove, trabalhou no Google, ele trouxe o conceito que se originou da Intel para a empresa. Desde então, o OKR se tornou um componente essencial para o sucesso da empresa.

De uma equipe de 30 pessoas, o Google conta hoje com mais de 70.000 colaboradores. Além disso, a empresa é também referência quando o assunto é o uso da metodologia OKR.

Amazon

O nosso segundo exemplo de empresas que usam OKR é, atualmente, a empresa mais importante no setor de comércio eletrônico no mundo. A Amazon, utilizada por milhões de pessoas ao redor do globo, é clara em seus objetivos: “Tornar o processo de compra e venda rápido, barato e fácil”.

Para uma empresa de proporções gigantes como a Amazon, há sempre uma chance de falha de comunicação, expectativas incompatíveis, confusões e funcionários sendo atraídos em muitas direções.

Nesse sentido, os OKRs ajudam a garantir que todos os colaboradores estejam devidamente alinhados. Esse método dá às pessoas uma direção clara de onde a empresa está indo e como seus papéis podem contribuir para o seu sucesso.

Adobe

A Adobe Systems Inc. é uma empresa americana de software multinacional, responsável por programas como Acrobat Reader, PDF (Portable Document Format), Photoshop, Illustrator, Premiere e diversos outros softwares.

Parte do sucesso da Adobe em gestão de pessoas é a adoção de OKRs e seus princípios. Aliás, um deles é ouvir os funcionários em busca de feedback.

A empresa costumava adotar o sistema “rank and yank”, no qual os gerentes tinham que identificar seus membros menos produtivos por meio de uma avaliação anual.

Com o tempo, esse sistema estava causando tanto ressentimento e disputas internas que levaram alguns funcionários a deixar a empresa e migrarem para a concorrência.

Com isso, o sistema de “rank and yank” foi substituído por um sistema chamado “Check In“. Em vez de dar as más notícias, os gerentes informam alegremente suas equipes sobre quem são seus melhores funcionários. Em seguida, dão recompensas na forma de bônus e incentivos.

Os OKRs tiveram grande importância em boa parte deste sistema, pois eles ajudaram os gerentes a medir facilmente o desempenho dos colaboradores. Embora não seja destinado a “classificar” funcionários, os gerentes podem acessar os OKRs de seus funcionários e avaliar seu desempenho a partir daí.

Microsoft

Fundada em 1975 por Bill Gates e Paul Allen, a Microsoft é uma marca sólida quando se trata de qualquer coisa relacionada à programação de computadores.

Gates recomenda pessoalmente a utilização de OKRs para quem quer se tornar um gerente melhor. Para ele, essa metodologia tem uma grande influência em seu próprio estilo de gerenciamento.

Sua empresa executa as tarefas com mais eficiência e obtém melhores resultados por meio dos OKRs. A partir deles, é possível mensurar o que importa e fazer com que todos trabalhem na mesma página.

LinkedIn

Talvez a maior plataforma de rede social para empresas e profissionais, o LinkedIn possui mais de 500 milhões de usuários em todo o mundo.

A empresa usa os OKRs para criar um senso de urgência. Por meio dessa metodologia, a organização consegue se concentrar no que é mais importante agora, no presente trimestre.

Os OKRs são utilizados também para realizar reuniões. Eles se concentram no status dos objetivos de todos, especialmente nos “ganhos” que levam a empresa mais perto de seus objetivos.