O que é uma milestone: Tudo que você precisa saber

Você deseja criar um ambiente para que seu time entregue os melhores projetos que vão te auxiliar a conquistar a estratégia. Por isso, conheça as Milestones!

Por que devo dar importância às Milestones?

Se você está lendo este documento, imagino que deseja saber como transformar a estratégia da sua empresa em realidade.

Você deseja criar um ambiente para que seu time entregue os melhores projetos que vão te auxiliar a conquistar a estratégia. Por isso, conheça as Milestones!

Por que usar Milestone?

Ter entregas alinhadas à estratégia, ter clareza do que está sendo realizado e principalmente, ter a certeza de que a sua empresa está na direção correta é um desejo de qualquer gestor

Objetivos claros são a base para o sucesso de qualquer empresa, mas objetivos sem saber o que precisa ser feito são apenas sonhos. Sonhos estão longes e distantes, não tem prazo definido e podem ser revistos no futuro.

O que acontece em muitas empresas é que elas definem objetivos e os resultados-chave que os guiarão até eles, se preocupam com a estratégia, mas ficam nisso. Não conseguem conectá-los com o nível tático, quem dirá com a execução. O tempo passa, muito é conversado e discutido, hipóteses são levantadas, mas nada é entregue. E o problema aqui não é a execução, mas sim a clareza do que precisa ser feito para atingir os objetivos. E claro, no final de tudo os objetivos não são alcançados e tudo fica como está, como se aquilo não fosse realmente tão importante, ou muito difícil de ser alcançado.

Os novos objetivos do próximo ciclo de OKR chegam, e as pessoas continuam sem entender para qual direção trabalhar. As milestones são a solidificação dos objetivos no papel, colocando-os de forma concreta, saindo da visão e da mente dos gestores e passando a ser palpável para todos os envolvido no projeto. Ao se usar Milestones, a estratégia se torna mais clara para todos os colaboradores, pois são elas que geram a capacidade de responder o que está sendo feito para se alcançar cada objetivo.

Como as Milestones me ajudam?

Em uma organização, a relação de confiança entre os membros é o bem mais valioso. Buscamos objetivos em comum, por isso mesmo, valorizamos não só os nossos esforços mas também os esforços do outro.

Ter a clareza do que está sendo entregue, quais objetivos isso impactará e saber enxergar os projetos que estão sendo executados é uma grande dificuldade quando as coisas tomam uma proporção maior. Cada pessoa a mais na organização adiciona capacidade, mas da mesma forma adiciona complexidade.

As Milestones são a tradução das entregas necessárias para se atingir determinado objetivo ou resultado-chave, tornando-os concretos e visíveis para toda empresa. Quem cuida da estratégia passa a conseguir manter a comunicação com o seu nível tático e operacional. É muito comum que cada time esteja envolvido com seus projetos específicos e acabe não sabendo do que está sendo feito por seus colegas de trabalho, mesmo os que estão fisicamente próximos.

O alinhamento entre os times se torna praticamente inexistente

A colaboração e troca de informações entre os times fica restrita ou é completamente perdida. As preocupações individuais crescem, e um dos maiores problemas que empresas encontram ao não utilizar Milestones é justamente esse, acreditar que os projetos sãos seus e não da empresa. O protecionismo por algo que está sendo feito não dá a transparência necessária para os envolvidos e a relação de confiança pode acabar rompida. A comunicação não flui da maneira que deveria e muitas vezes a empresa acaba desalinhada, com frentes de trabalho em diferentes direções.Uma boa analogia para se entender isso é que as Milestones transformam a escalada de uma montanha em uma subida de escada.

Quando se escala uma montanha você não sabe se seus passos vão fazer sentido no longo prazo, só vê a pedra que está a sua frente e está "por um fio" de desmoronar. Quando se sobe uma escada você consegue se firmar a cada passo, se equilibra e se solidifica em cada degrau subido e só passa para o próximo quando estiver confiante que conseguirá ir. Subir uma escada é mais seguro, te dá mais controle e te expõe menos ao risco da ruína.

O que são Milestones?

Neste ponto você já deve estar pensando, “mas o que são Milestones?”. E para responder essa pergunta vou dizer: você sabe o que é, só que muitas vezes não deixa isso bem você e muito menos para os outros.

Acreditando que a outra pessoa do seu lado, mesmo que você tenha explicado tudo muito bem, não sabe tudo qual é a sua Milestone e como ela vai impactar os resultados da empresa.Explicando de maneira simples, Milestones são entregas. Isso pode ser chamado releases, épicos, projetos, depende da metodologia que você vai utilizar. Mas elas não são coisas diferentes, elas só são vistas por pontos de vistas distintos.

O foco das Milestones

Justamente alinhar expectativas e comunicação. É conectar a estratégia com a execução. É manter o elo de confiança entre os envolvidos na empresa.Milestones mostram quando uma importante parte planejada do trabalho é entregue. Quando uma entrega está pronta para ir ao mercado e impactar seus clientes atuais e possivelmente os futuros. E isso pode ser qualquer coisa, depende de qual papel você enxerga a Milestone. O Product Owner tem nelas o que julga necessário para ter uma parte do produto entregue. Da mesma forma, é um acordo de confiança que ele precisa ter com o seu superior e também com o seu time de execução.Mas do ponto de vista mais idealista, uma Milestone é muito mais que tudo isso, ela é a transformação de objetivos em realidade. É o processo de transformar o intangível em algo que todos podem tocar. É realmente a capacidade de conseguir definir e criar um desejo e transformar em realidade.A habilidade de criar Milestones é essencial para qualquer empresa, por isso mesmo requer pessoas capazes de enxergar as necessidades de todos, sejam eles colaboradores ou clientes.

Como usar as Milestones na minha empresa?

Com uma estratégia bem definida, é hora de começar a criar as suas Milestones, obrigatoriamente alinhadas aos objetivos e resultados-chave definidos. Como já foi dito anteriormente, de nada adianta tentar criar Milestones se a sua empresa não tiver seus OKRs (objetivos e resultados-chave) claramente definidos para toda a empresa. O resultado é diverso, ainda mais com a complexidade de uma grande organização, que pode ser modelada para entregar uma capacidade muito maior com os recursos que já tem disponíveis e acabam não sendo bem aproveitados.

Nas empresas que não utilizam essa metodologia, há muito desperdício de recursos e o trabalho dos colaboradores não é bem aproveitado.Criar uma Milestone parte de um Objetivo, que utiliza Resultados-Chave para medir se estão sendo alcançados ou não. Para se utilizar Milestones efetivamente, deve-se definir quais entregas serão realizadas para alcançar os resultados-chave já definidos, e após isso, dividir essa entrega em tarefas menores, mais tangíveis e de execução mais rápida para cada time operacional. Aqui a responsabilidade é do Gestor, assumindo o papel de Product Owner.

Pessoas certas nos lugares certos

Esse é o maior desafio de qualquer empresa, como ter o potencial correto alocado no lugar correto define a capacidade da organização. Por isso mesmo, tenha sempre a certeza de que os Gestores e Product Owners tenham a visão e a capacidade técnica de detalhar os OKRs da empresa em entregas tangíveis.

Os rituais de criação de Milestones precisam acompanhar os ciclos de OKR. A cada finalização e check mensal de OKR, as milestones em execução precisam ser checadas e novas Milestones precisam ser construídas para gerar valor real para o negócio.Milestones são um guia para a execução do entregável. Elas precisam ter a comunicação perfeita, na linguagem correta para o time conseguir entregar o seu resultado.

O papel do Product Owner

O Product Owner tem a missão de definir as Milestones que devem ser priorizadas para que se alcance os Resultados-Chave. Ele tem o papel de conectar o nível estratégico ao operacional, quebrando os objetivos intangíveis em entregas tangíveis.

Um ponto importante que qualquer Product Owner precisa ter é visão do seu produto e do próximo passo. Ter ideias, fazer diagnósticos e formatar uma Milestone não é fácil. O Product Owner é peça de comunicação que transforma a mensagem estratégica em entregas e transforma essas entregas em tarefas que o time de execução entende como jobs to be done.

Cada tarefa deve ter suas definições de “pronto”, que são os pré-requisitos para considerar as tarefas como feitas. Por isso mesmo, sua entrega deve ser uma documentação, um guia para que o time entenda o que deve ser realizado e o que é necessário para realizar tal entrega.

E por fim, o Product Owner é o responsável por analisar todas as tarefas e julgar se elas atendem aos requisitos de qualidade definidos anteriormente para definir se as tarefas estão realmente feitas ou se ainda falta algo.

Sobre os ciclos de Milestones

Esses ciclos de Milestones partem de eventos também mensais entre o nível estratégico e o Product Owner para alinhamento do que deve ser entregue.

O evento de Milestone, é dividido em três partes: Planejamento de Milestones, Refinamento de Milestones e Revisão de Milestones (ou Review).

O Planejamento de Milestones

Tem como objetivo definir quais entregas podem ser realizadas e que impactarão de forma positiva os resultados definidos pela empresa. Nele ocorrem momentos de brainstorming, análise de possíveis oportunidades, risco e retorno potencial.

Essa reunião precisa ser um momento rico, em que a conversa deve ser direcionada entre os níveis estratégico e tático, sem pensar em como as Milestones serão entregues.

Por outro lado, a linguagem utilizada no Planejamento de Milestones deve ser simples o suficiente para que o time operacional irá entendê-las, afinal de contas, eles que irão ter o trabalho de transformar as ideias em entregas palpáveis.

Refinamento

É interessante ter representantes de todos os níveis da empresa: de quem define os objetivos à quem irá executar as tarefas para alcançá-los. Essa é a hora de enriquecer suas Milestones, dissecando-as em tarefas que, quando prontas, irão definir que a entrega está pronta também.

O fato de contar com representantes dos diferentes níveis da empresa nessa reunião ajuda na definição de tais tarefas, pois quem sabe melhor o que necessita ser feito do que o próprio time que irá realizar o trabalho? É necessário frisar que, após definidas as tarefas necessárias para que a entrega seja realizada, é feito um combinado informal: se alguma tarefa era realmente necessária e não foi colocada na Milestone, esse problema foi gerado por quem estava na reunião e todos devem assumir sua parcela.

Review

Exige preparação por parte do Product Owner, ele precisa estar conectado à execução e levar informação do Status das Milestones entregues, em andamento e já priorizadas. É um momento importante de feedback da execução e análise de capacidade produtiva. Para entender a capacidade de trabalho e técnica do time, o PO precisa conhecer o limite de sua equipe, o que ela consegue ou não fazer e a forma que eles executam as tarefas. Manter as tarefas internas quebradas na capacidade do seu time, mantendo o desafio do trabalho, mas reduzindo a complexidade para facilitar a entrega.

O Gestor precisa levar a sua visão para o jogo

Por isso mesmo, exige preparação prévia das duas partes. O gestor precisa também gerar valor de verdade para o Product Owner, passando a sua percepção de como enxerga as coisas. O Product Owner precisa conhecer seu time, saber seus pontos fortes e fracos. Além disso, precisa ter a sua visão própria, deve levar para a reunião o seu planejamento prévio do que acredita que deve ser feito.

Da mesma forma que o Product Owner depende de seu time para entregar as suas Milestones, o Gestor precisa do Product Owner para ajudá-lo a relacionar a estratégia à execução. A construção e entrega das Milestones planejadas e divididas em tarefas menores e executáveis é de Responsabilidade do Product Owner, mas o atingimento dos objetivos é de Responsabilidade do Gestor, por isso mesmo o momento exige a confiança entre as duas partes.

A transformação da Milestone em tarefas operacionais ocorre na cabeça do Product Owner, ele coloca no papel o que foi discutido no Brainstorming, levando todas as possibilidades existentes e priorizando o que irá gerar mais impacto positivo para o seu produto.O Refinamento é o evento em que todos os papéis devem trabalhar em conjunto, fazendo o enriquecimento das Milestones, quebrando a entrega em tarefas pequenas e claras para uma futura execução, viabilizando tecnicamente o produto e construindo em conjunto o que deve ser feito para ter a melhor entrega possível.O ciclo se repete, sempre alinhando os ciclos de OKR com os ciclos de Sprint, conectando os pontos para gerar valor real.

O que uma Milestone precisa ter!

Toda Milestone tem necessidade de ser o mais clara possível, para todos que desejam terem o poder de impactar de alguma forma no objetivo desejado. Ela precisa entregar valor real para que os objetivos sejam alcançados.

Antes de tudo, uma Milestone precisa de um vínculo com algum Resultado-Chave da sua empresa. Ela precisa estar alinhada aos objetivos e estratégia da organização.

Uma Milestone também precisa obrigatoriamente gerar valor para que a empresa se movimente na direção correta, ou o valor não será adicional.

O Segredo

Toda Milestone precisa também ter uma definição clara do que será entregue e de como os colaboradores irão trabalhar para transformar a entrega em algo real, que gere valor. Além do mais, frisamos aqui a necessidade de toda Milestone ter um responsável.

Isso não quer dizer que uma pessoa irá realizar todo o trabalho necessário para que a Milestone seja entregue, mas sim que caso qualquer colaborador da empresa tenha dúvidas sobre aquela Milestone, o responsável deve explicar do que se trata e de como ela trará um impacto positivo para a empresa.

Utilize mais de uma metodologia de trabalho

Gostamos de dizer que de nada vale uma estratégia bem definida se ninguém sabe como pode impactá-la positivamente. Objetivos e Resultados-Chave sozinhos não irão levar sua empresa ao sucesso, ao contrário do que algumas pessoas pensam.

Do mesmo modo, utilizar o Scrum sem conectá-lo aos seus OKRs só irá fazer com que as pessoas trabalhem de um modo melhor, mas isso nem sempre se traduz em resultados melhores, caso não estejam interligados.

Recomendamos a utilização de Milestones em todo tipo de empresa, de qualquer tamanho: seja uma nova startup ou uma antiga empresa familiar. Conectar a estratégia e a execução é crucial para ditar quais empresas terão sucesso no curto e no longo prazo, e empresas que não fazem isso tendem sempre a ser menos competitivas do que as que utilizam.