O que é gestão e o que um gestor deve fazer?

Atualmente vemos uma procura cada vez mais crescente sobre metodologias de gestão ágeis e metodologias de gestão estratégicas mais modernas (como OKRs, por exemplo).

Por isso, muitas vezes acreditamos que as pessoas no mundo corporativo sabem o que é gestão. O problema é que, na realidade, são poucas as pessoas que sabem o que responder se perguntados:

‍“O que é gestão?”

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Aqui nós gostamos de definir gestão como o conjunto de atividades administrativas que visa definir e atingir os objetivos, utilizando ao máximo o conhecimento de todos os participantes. Para isso é necessário é necessário ser um gestor em todas as esferas: estratégico, de projetos e de pessoas.

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E o que são esses tipos de gestão?

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Para facilitar a leitura, vamos explicar o que é cada gestão que citamos anteriormente, começando do nível estratégico, passando pela gestão de projetos, gestão operacional e chegando finalmente na gestão de pessoas.

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O que é Gestão Estratégica?

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Como os membros da sua empresa saberão o que fazer se eles não têm objetivos para alcançar? Para resolver esse problema, surge a gestão estratégica nas empresas.

Partindo disso, a gestão estratégica nas empresas se dá em todos os níveis hierárquicos, tendo a estratégia empresarial e a estratégia de cada time. Na estratégia empresarial, o foco é definir os Objetivos e os Resultados-Chave que vão guiar a empresa em direção ao sucesso.

Já na estratégia dos times, cada time define seus Objetivos e Resultados-Chave de modo que, ao alcançá-los, a empresa chegue mais perto de atingir os objetivos definidos.

No caso de uma multinacional, ou uma empresa muito grande, são grandes as chances de existirem várias instâncias da gestão estratégica, podendo levar com que cada nível hierárquico tenha seus objetivos que vão ajudar na hierarquia logo acima dela.

Existe também a possibilidade de utilizar a gestão estratégica a nível individual. Para isso, cada membro deve decidir quais serão seus objetivos e os resultados-chave desses em um período de tempo. Claro que, assim como o planejamento estratégico, os objetivos individuais normalmente servem para que, quando completos, ajudem nos objetivos do time que ele faz parte.

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E o que é Gestão de Projetos?

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Antes de responder isso, primeiro vou te fazer uma pergunta: você sabe o que é um projeto? Caso saiba, pode pular esse próximo tópico, mas caso não saiba, é interessante ler.

O que é um Projeto?

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Segundo o PMBOK (o maior guia de gestão de projetos tradicional), “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”. E o que isso quer nos dizer?

Vamos entender cada parte dessa frase:

1. Um projeto é um esforço temporário;
2. Por aqui já entendemos que um projeto tem início, meio e fim, necessariamente.
3. É empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo;
4. Nessa parte entendemos que cada projeto é único e portanto tem um resultado exclusivo.

Sabendo o que é um projeto e o que é gestão, podemos então definir o que é gestão de projetos.

A gestão de projetos nada mais é do que o uso de um conjunto de atividades administrativas que busca definir, alcançar o objetivo proposto e documentar isso para ser utilizado como benchmark no futuro.

Em gestão de projetos, temos duas principais linhas de pensamento: o PMBoK e as metodologias ágeis de gestão, tendo como seu maior expoente o Scrum.

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PMBoK

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A gestão via PMBoK é mais antiga e mais complexa, e continua sendo ótima para gerir projetos com pouca incerteza, como projetos de engenharia civil, por exemplo. A primeira versão do Guia PMBoK veio em 1996 e define todas as etapas, desde o planejamento até a entrega, com diversos check-ups de qualidade e gestão das partes interessadas.

Na maioria das empresas de consultoria, esse guia ainda é seguido fielmente, trazendo resultados até os dias de hoje. Porém os resultados vêm quando as empresas que recebem a consultoria ou o projeto é mais previsível, sem tantas mudanças e adaptações. Além desse problema com adaptações, o PMBoK também não serve para gerir processos, que são contínuos, em comparação com os projetos que tem data de início, meio e fim.

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Scrum

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Tendo em mente os problemas enfrentados na gestão tradicional de projetos e processos e utilizando como base o Sistema Toyota de Produção, diversos gestores viram uma oportunidade de melhoria. O que acabou culminando no Manifesto para Desenvolvimento Ágil de Software.

Desses signatários, dois são os idealizadores da metodologia Scrum, sendo eles Jeff Sutherland e Ken Schwabber.

Criado inicialmente para ser utilizado na gestão de projetos de desenvolvimento de Software, o Scrum já foi utilizado nas mais diversas áreas, passando por projetos militares, educacionais, de caridade.  E até mesmo onde o PMBoK funciona bem, que é a construção civil, gerando resultados mais satisfatórios, mantendo melhor os prazos e tendo qualidade maior no ato da entrega.

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Com base nisso, o que um gestor deve fazer?

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Como já definido anteriormente, o papel do gestor é o de utilizar as ferramentas administrativas mais eficazes para se definir os objetivos e alcançá-los.

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Em nossa experiência, vimos que os melhores resultados vêm quando se têm um alinhamento entre a estratégia empresarial e a execução dos projetos e processos dentro da empresa. Para que se alcance esse alinhamento, utilizamos três metodologias em conjunto, de modo a abranger toda a gestão necessária na empresa, e são elas as metodologias: OKR, Milestones e Scrum.

Um gestor completo deve conhecer as três profundamente e saber como utilizá-las em conjunto. Definindo os Objetivos e os Resultados-Chave com a metodologia OKR, as entregas que farão o time alcançar esses objetivos com as Milestones e gerindo os projetos e processos com a metodologia Scrum.

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O papel do Gestor no planejamento estratégico

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O planejamento estratégico se dá em diferentes níveis hierárquicos e organizacionais. Para se obter o máximo da metodologia OKR, o gestor deve saber usar duas abordagens diferentes, a abordagem top-down e a bottom-up.

OKRs Top-Down

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A abordagem Top-Down é utilizada principalmente no planejamento estratégico da empresa como um todo e no de cada time. Ela consiste em definir primeiro os Objetivos e Resultados-Chave dos níveis organizacionais mais altos, para em seguida definir dos níveis abaixo.

Com isso, quando é realizado o planejamento estratégico de um time, por exemplo, deve-se levar em consideração como os objetivos do time irão ajudar a alcançar os objetivos da organização. O nome Top-Down vem exatamente dessa prática, de definir primeiro os objetivos da organização para depois definir como cada time irá ajudar a atingí-los.

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OKRs Bottom-Up

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Ao contrário dos OKRs Top-Down, os OKRs feitos utilizando a abordagem Bottom-Up se dão quando ao invés de pensar primeiro nos objetivos gerais, se pensa nos objetivos individuais. Claro, é interessante que os membros de cada time tenham OKRs ligados aos do time, mas isso não tem que acontecer necessariamente.

Então, os Objetivos Bottom-Up e seus Resultados-Chave são definidos unicamente pelo membro da organização. Eles podem ser criados com base no que o colaborador vê como necessidade e existem casos em que os colaboradores criam OKRs pessoais para melhorar a convivência com o restante do time ou até da empresa como um todo.

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Voltando à estratégia como um todo

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Baseado nessas duas abordagens, o gestor deve guiar primeiro o time executivo para definir os Objetivos que querem alcançar e como será medido o progresso em direção à esses objetivos. Os OKRs a nível organizacional normalmente tem uma duração de um ano, podendo aumentar de acordo com o nível de maturidade da empresa com a utilização da metodologia.

Sendo assim, o gestor em conjunto com o time executivo deverão pensar em qual estado eles desejam que a empresa chegue ao final do ciclo de um ano, sendo ao mesmo tempo realistas e desafiadores.

Existem 3 tipos de Objetivos, embora para a organização nós recomendamos a utilização de somente 2 deles. Os tipos de objetivos são: manutenção, melhoria e entrega. Os objetivos do tipo manutenção são voltados a manter bons índices quando já se tem eles, de modo a manter uma qualidade de entregas que agrade os clientes. Já os objetivos de melhoria visam efetivamente melhorar os índices que precisam ser melhorados.

Por exemplo, um bom objetivo seria: “Ter o melhor atendimento ao cliente do Brasil”, que poderia ser medido, por exemplo, pelo NPS (Net Promoter Score). Caso o NPS estivesse abaixo de um patamar desejável, ele poderia ser um OKR de melhoria, mas caso o NPS estivesse em um patamar de excelência, seria necessário somente mantê-lo lá.

O outro tipo de objetivo é o de entrega, que é utilizado quando se quer realiar uma entrega de feature ou de produto, e ele não é recomendado para se utilizar na estratégia organizacional, mas pode ser utilizado para um time, por exemplo.

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O gestor no planejamento estratégico dos times

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Já no planejamento dos Objetivos e Resultados-Chave dos times, o papel do gestor é o de guiar tanto o líder daquele time quanto o time como um todo a definir seus OKRs. Utilizando das mesmas formas de se definir dos organizacionais, mas pensando como o time consegue contribuir para o crescimento da empresa.

Realizando isso, já conseguimos ter um alinhamento entre a estratégia organizacional e a estratégia dos times. Agora como o gestor deve agir para alinhar a parte estratégica da empresa à execução dela?

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O Papel do Gestor no alinhamento entre estratégia e execução.

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Ter um bom planejamento estratégico e uma boa execução não irá garantir bons resultados. Um bom gestor alcança ótimos resultados ao alinhar esses dois aspectos da gestão, e para isso criamos a metodologia Milestones.

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A utilização das Milestones é simples e traz resultados rápido. Agindo como um elo entre a estratégia e a execução, as Milestones funcionam ao se definir quais entregas serão necessárias para atingir os objetivos definidos.

Após a criação dessas entregas, deve-se dividi-las em tarefas menores, de modo a facilitar o entendimento pelo time e assim, facilitando a execução. Ao se utilizar Milestones, os membros do time saberão exatamente para que propósito estão trabalhando e qual objetivo vão impactar ao se realizar as tarefas.

Tendo esse propósito, os colaboradores irão trabalhar melhor e adaptar a execução à entrega que está ligada a ela, aumentando assim a qualidade da entrega e sabendo como estão impactando no planejamento estratégico da organização.

Sendo assim, o papel do gestor ao se definir Milestones é de se reunir com o Product Owner e um membro do time executivo para primeiro realizar um brainstorming e pensando em quais entregas poderão ajudar nos resultados. Após isso, o gestor deve ajudá-los a dividir a Milestone em tarefas menores, mais rapidamente executáveis.

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O papel do Gestor durante a execução

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Planejamento algum gera resultados por si só. Então tendo definido a estratégia da empresa e dos times, além de ter definido as entregas que serão necessárias para se chegar aos objetivos e destrinchado elas em tarefas menores, é chagada a hora de executar o planejado.

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Durante a execução, o Gestor deve agir como um Scrum Master, facilitando o trabalho do time, aumentando a produtividade e a qualidade do time ao remover impedimentos.

O pensamento do Gestor deve ser um pensamento ágil, sempre pensando primeiro em pessoas e interações mais do que processos e ferramentas. Isso significa ter um poder de adaptação para encaixar as metodologias de acordo com cada time, o que requer um bom conhecimento prático das metodologias e do time.

Sempre lembrando que, apesar da documentação ser importante para o crescimento do time, é mais importante ainda ter o produto ou processo em funcionamento. Deve-se também dar mais importância à colaboração com o cliente do que negociações de contratos. E por último, o gestor deve sim ter um plano, porém mais importante do que isso é a capacidade de responder a mudanças.

Seguindo os princípios citados nesse Paper e em nossos outros, qualquer um pode ser um ótimo gestor e gerar valor para sua empresa!