Estratégia e execução: Como alinhar em sua empresa

O sonho de todo empreendedor é que sua empresa seja eficiente! E neste Paper te ajudamos a aprender como é possível alinhar Estratégia e Execução na sua empresa!

A importância de se entender as pessoas na organização

O sonho de todo empreendedor é que sua empresa seja eficiente! Que seja capaz de entregar os seus sonhos, a ponto de sempre estar no mesmo ritmo dos seus desejos e vontades.

Que todo o colaborador esteja no seu local ideal de trabalho, com um processo previamente desenhado para funcionar perfeitamente com o modelo de negócio que ele desenha em sua cabeça. Vamos te mostrar como isso é possível, alinhando Estratégia e Execução em sua empresa!

Proponho um desafio de empatia: se coloque no lugar do outro. Você já pensou o que se passa na cabeça de cada um dos seus colaboradores?

No início, quando ainda em uma empresa em criação e construção, é muito mais fácil utilizar a empatia, todos se conhecem muito bem. Por isso mesmo, estão todos muito mais conectados, conhecem os limites de cada um, trabalhando juntos alinhados a sonhos compartilhados entre si.

O problema não alinhar estratégia e execução começa a acontecer justamente quando as coisas feitas com muito suor pelo seu pequeno time começam a dar certo.

Cada nova pessoa que começa na sua empresa tende a trazer mais capacidade, mas da mesma forma adiciona um grau de complexidade.

Cada uma das pessoas do seu time tem uma cabeça, pensa e age de formas diferentes.

Todos com sonhos próprios, que podem estar desalinhados a empresa. Capacidades diferentes, conhecimentos diferentes e personalidades que podem ser complexas. Por isso mesmo, o desafio só aumenta quando as coisas “dão certo”, e ainda mais quando isso acontece muito rápido.

Propósito é algo cada vez mais forte, as pessoas envolvidas nas empresas buscam hoje não só dinheiro, querem cada vez mais trabalhar com coisas que gostam e acreditam, querem ter objetivos em comum com a organização e por isso mesmo, o planejamento estratégico passou a levar em consideração muito mais os valores e necessidades das pessoas envolvidas.

Ou seja, o ambiente organizacional tornou-se altamente complexo, dinâmico e também competitivo. Neste contexto, os conceitos e técnicas que tinham sucesso em outras épocas, talvez não mais atendam às necessidades das organizações atuais. Os executivos, por um lado vêem ameaçada sua estratégia da busca do ótimo objetivo único, considerando, porém, quase impossível a tarefa de elaborar uma estratégia que contemple, simultaneamente, múltiplos objetivos presentes em toda empresa, por outro, estão cientes de que simplesmente ignorá-los deixa-os ainda mais vulneráveis perante o mercado.

Portanto, a busca de um processo racional de planejamento, ao mesmo tempo flexível e alinhado nos diferentes níveis de ação e tomada de decisão, é talvez condição essencial à competitividade.

Empresas são organismos vivos, interpretados cada vez menos como “fábricas” e muito mais como “sistemas”, se adaptando cada vez mais as exigências de novas realidades do mundo atual. Precisam se adaptar e mover rapidamente, para alocar recursos ideais e garantir a melhor eficiência possível, mês a mês, aproveitando de sua hierarquia de maneira ótima, com estratégia e execução alinhadas.

CAPÍTULO 2

Imagine o impacto

No mundo global que vivemos, de nações desenvolvidas em qualquer canto do globo, onde 90% das pessoas trabalhassem por um salário justo na sua capacidade e no seu nível hierárquico de gestão. Trabalhamos muitas horas por semana de 30 a 50 anos.

A má distribuição econômica atual é gerada muitas vezes por sistemas de salários/remuneração injustos que se acumulam por ciclos. A “sorte” sempre vai determinar tudo, mas as carreiras de todos nós dependem do bom ou mau julgamento dos gerentes envolvidos em “pequenas” decisões.

Estamos falando de economia, bilhões de pessoas dependem do melhor aproveitamento de recursos que existe disponível, sem nem falar nos mais de 5,4% de desempregados no mundo, tudo isso sem contar os imigrantes e desabrigados.

Freud diz que trabalho e sexo são as duas coisas mais importantes para o humano. Nosso trabalho é necessário para nos ajustarmos como seres humanos, nós precisamos ter a possibilidade de trabalhar na nossa capacidade potencial máxima para nos sentirmos realizados.

A qualidade do relacionamento interpessoal com nossos gerentes e como gerentes com nossos subordinados depende de como lidamos com todos os “eventos” que acabam acontecendo pelo caminho.

Imagine como o mundo seria diferente, se as pessoas certas lidarem com a complexidade exigida por cada cargo. Teremos times com muito menos erros, ambientes de trabalho mais tranquilos, e resultados completamente distintos. Cada um utilizando ao longo da sua carreira o seu potencial máximo, vivendo muito mais realizado e também gerando muito mais impacto ao mundo.

Otimizar as estruturas existentes para aproveitar ao máximo a complexidade acumulada

No mundo das empresas modernas, as pessoas tendem a acreditar na distopia de uma empresa sem hierarquia, onde as pessoas têm a liberdade de fazer e acontecer. Podem até mesmo acreditar que as estruturas organizacionais não existem. Da mesma forma, empresas tradicionais tendem a acreditar que suas estruturas hierárquicas verticais tendem a ser um problema e que devem adotar modelos matriciais ou mais modernos.

A grande verdade é que as estruturas organizacionais devem funcionar e criar processos para fazer com que as pessoas tenham a certeza de que podem confiar uma nas outras para trabalharem juntas de maneira honesta e direta. Além disso, elas precisam acreditar que podem usar suas capacidades pessoais ao máximo, tanto para a sua satisfação pessoal quanto para contribuir com os objetivos estratégicos da empresa.

Esses objetivos podem parecer um pouco afastados da experiência comum de trabalhar em hierarquias gerenciais, justamente pelo fato de as estruturas atuais estejam muitas vezes trabalhando de forma contrária a esses objetivos principais. Nós como pessoas não precisamos nos amar ou mesmo gostar um do outro para trabalhar juntos, mas certamente precisamos confiar e nos preocupar um como o outro.

Hierarquias existem desde os primórdios de nossa existência, existem registros de sistemas hierárquicos desde a era pós tribal, há 3.000 anos atrás, e tem o papel de fornecer uma base sólida para qualquer estrutura e fazer uma correspondência exata entre as necessidades de cada cargo e as capacidades humanas. Sozinhos só conseguimos construir algo limitado pelas nossas capacidades individuais, nos unindo a outras pessoas conseguimos construir ecossistemas complexos que podem levar a sociedade para um novo tempo.

Portanto, o grande segredo de qualquer sistema hierárquico é criar uma estrutura ótima, utilizando da capacidade potencial dos indivíduos envolvidos nos cargos certos, mantendo a confiança entre todos os envolvidos. Hierarquias sempre existiram e vão continuar existindo em qualquer instituição.

Você pode pensar, como é comum, que organização, ou “burocracia demais”, prejudica a adaptabilidade e as iniciativa inovadoras que você gostaria de ter. É uma organização ruim que faz isso. Uma boa organização tem exatamente o efeito oposto. A criatividade, inovação, e a liberdade dependem não do caos e desorganização, mas do desenvolvimento de estruturas que permitem as oportunidades delas aparecerem, de permitir às pessoas a viverem e trabalhar com harmonia.

Melhorar sempre!

Sonhamos com o futuro, enxergamos o que queremos. O ato de empreender é natural e instintivo, buscar algo novo e fazer tudo isso com nosso propósito individual, presente em cada pessoa da sua organização. Comprometimento e valores unem os envolvidos em todos os seus times.

A busca por melhoria contínua precisa ser intensa, estamos cada vez mais rápidos e é claro para nós que as empresas precisam estar mais rápidas. Melhorar é estar melhor que algo, uma base sólida que nos faça sentido e, como seres humanos, precisamos demarcar rituais.

Aprendemos a ter a capacidade de sair do momento presente e refletirmos sobre ações que realizamos, observar e tirar conclusões de desvios de rotas e ajustar o novo caminho. Trabalhando com a estratégia, é preciso projetar e acompanhar como tudo acontece. Aprendemos a “controlar o tempo” e usar ciclos para analisarmos os passos para nosso futuro.

O primeiro princípio do Manifesto Ágil é: Indivíduos e interação entre eles mais que processos e ferramentas, por isso mesmo precisamos garantir que toda a capacidade de criação da empresa esteja devidamente alinhada para entregar tudo isso. Por isso nos organizamos em “sistemas” dimensionados para cada complexidade de demanda compreendida e multi-variáveis que podem aparecer pelo caminho.

Dominar a complexidade envolvida melhora todo o sistema, tudo acontece com menos atritos e a engrenagem criada fica mais forte. A busca de todos nós na gestão é justamente como dominar todo esse sistema.

Redução de gargalos

A busca por excelência muitas vezes se perde na expectativa de "melhorar tudo" sem um foco de ação claro. Enxergar as necessidades de mudança é algo bom, mas querer mudar tudo sem priorização gera uma expectativa enorme, que normalmente é acompanhada por uma decepção.

Em uma linha de montagem, os recursos restritivos de capacidade são conhecidos como gargalos. A estação mais lenta sempre vai determinar o ritmo e o volume da produção final. O mesmo se aplica a qualquer sistema produtivo, o elo mais fraco sempre vai delimitar o volume final.

Qualquer busca por melhoria contínua deve sempre ter 3 objetivos: produzir mais, em menos tempo e com menos erros. O caminho é maximizar os processos, explorando todos os recursos e ferramentas disponíveis. Mais que mudar o sistema, o grande desafio é não trabalhar com foco em sintomas, e sim em buscar as causas sistêmicas e profundas dos problemas.

Por isso mesmo, a busca pela melhoria contínua deve buscar reduzir ao máximo esses gargalos: em um sistema balanceado, com o mesmo o ritmo certo em todas as áreas o sistema seria perfeito. Com novos gargalos surgindo devido ao novo grau de complexidade do sistema.

Utilizando frameworks

Buscamos confiança nas decisões, por isso mesmo recorremos ao passado para validar teorias que passam pela nossa cabeça, da mesma forma encontramos frameworks que podem ser utilizados para fazer tudo isso parecer mais lógico.

Assim, a estratégia operacional precisa envolver métodos, buscando a otimização de todo o processo de forma a evitar gargalos e ter um balanceamento adequado da capacidade do sistema.

Existem frameworks para todos os gostos e para todos os objetivos, pessoas já criaram ao longo de nossa história frameworks com confiança que ditaram a gestão por muito tempo, obtiveram sucesso e como toda melhoria contínua podem ter ficado para trás.

Descobrir ao certo qual framework utilizar é complexo, exige sim um estudo prévio, risco de decisão e com certeza um grau de dificuldade enorme de implantação, por isso mesmo pode ser aplicado em pequenas áreas da empresa como teste. Como será que a minha organização vai se adaptar a tudo isso?

E da mesma forma, precisamos cobrir toda a organização. Descobrir como ela se comporta, otimizando a estruturação de esforços ótimos para criar e entregar os planos. Alinhar estratégia e execução é com certeza um dos principais gargalos de qualquer gestão.

Processos de implantação de mudança de formatos de gestão precisam ser fortes, para aguentar e validar com clareza “formatos” com confiança em times adaptados a outras realidades. Mudar é sempre algo complicado, e por isso mesmo temos dificuldade com mudanças, só enxergando os resultados que conseguimos criar confiança interna que estamos na direção correta.

Você pode utilizar os frameworks que mais confia, mas já estamos em 2020, evite começar a fazer as coisas na sua cabeça ou no imaginário coletivo. Cadernos, folhas e papel podem até fazer sentido para visualização, mas o bom e já velho software é sem dúvidas a sua melhor opção.

Não é simples começar a utilizar um SaaS. Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas. As ferramentas e processos estão disponíveis para melhorarmos nossas relações humanas, precisamos antes de tudo pensar em quais rituais de gestão precisamos, quais os objetivos e se cada um dos envolvidos tem a quantidade de informação para o próximo ciclo de confiança criado do encontro.

A evolução do planejamento estratégico

Há algumas décadas, os modelos e idéias utilizados para desenvolver o planejamento estratégico se restringiam aos valores monetários e às variáveis quantitativas de fácil obtenção e mensuração. Apesar de considerar pontos fortes e fracos, esses modelos não os vinculam os objetivos da organização e muito menos os operacionalizam. Com isso, muitas vezes, o produto do processo de planejamento estratégico só existe nas paredes da alta gerência.

Antecipar eventos futuros é um dos maiores desafios das organizações contemporâneas.

Hoje entendemos o planejamento estratégico como algo muito mais dinâmico, levam em consideração os objetivos da empresa e das diversas pessoas da organização. Precisa ser algo de toda a empresa, que realmente direcione o caminho. Comunicação e clareza são grandes diferenciais.

Um dos modelos mais modernos para fazer a gestão estratégica é o OKR criado pela Intel, mas ficou conhecido mundialmente pelo Google. O método define objetivos e resultados dentro da sua empresa.  A função deste método é definir a estratégia e gerar alinhamento entre toda a empresa, em todos os níveis hierárquicos da organização.  

“Eu vou” (Objetivo) “medido por” (conjunto de resultados-chave)

Ou seja, nos OKRs nós temos dois principais componentes:

  • Objetivos (O): declaração concisa da direção desejada pela empresa. Um bom objetivo tem que ser vividamente descrito para que as pessoas possam imaginar o quão impactante será alcançá-lo;
  • Resultados-chave (KR): metas com impacto direto no atingimento do objetivo caso seja realizada com sucesso.

Criamos e comunicamos os OKRs para a empresa, deixamos claro para a empresa, para o time e para as pessoas o que esperamos de cada um, alinhamos expectativas, mas principalmente, damos a direção que desejamos seguir.

Desdobrando o plano tático

Com a estratégia clara, definir o que pode ser feito no plano tático é o próximo desafio da gestão. Identificar e Construir as entregas que precisam acontecer no período determinado pelo planejamento para que ele possa ser atingido é o maior desafio por aqui.

Encontrar a causa raiz pode não ser fácil, principalmente desconhecendo como fazer. Nem todas as pessoas conseguem identificar, justamente por focar em um espectro muito curto da complexidade envolvida.

Da mesma forma, “alguma ambientação” com as especificidades do local é requerida. Conhecimento técnico é fator complementar para toda essa visão.

De manera simples e clara, uma Milestone é uma entrega. Se seu resultado chave é “alcançar três mil visualizações em nosso site”, uma Milestone para esse KR pode ser “Criar um blog atrativo”.

O responsável pela “quebra” de Resultado em Milestone é essencial para o sucesso de cada resultado chave envolvido. Transformar sonhos em entrega requer um poder de observação, análise e crítica muito grande, detalhar tudo de maneira clara para todos os envolvidos é em si compreender as dificuldades do time perante a execução do plano.

A execução é onde a mágica acontece!

Sair do lugar. Fazer com que as coisas aconteçam! É o grande segredo de qualquer time. De nada adianta ter uma estratégia perfeita, planejada cobrindo todas as possíveis variáveis importantes, se a execução não acontece. O grande segredo é justamente esse, fazer todos os sonhos virarem realidade.

Normalmente a execução é o grande segredo de qualquer empresa. Fazer tudo acontecer de maneira eficiente e rápida é receita de sucesso. Fazer pequeno e errar rápido, é a melhor forma de provar que todo o planejamento é verdade.

Executando os ciclos de Sprint, o time operacional faz as coisas virarem realidade. Uma empresa ágil e com a estratégia e execução alinhadas tem controle do trabalho subjetivo do seu time em tarefas operacionais e é capaz de se transformar perante as necessidades requeridas.