Como implementar OKRs na sua empresa: Passo a passo

A metodologia OKR (Objectives and Key Results - Objetivos e Resultados Chaves) é uma ferramenta de gestão que auxilia a empresa a caminhar em direção a uma cultura focada em resultados!

OKR é hoje uma das metodologias mais utilizadas nas principais empresas do mundo.

Se você quer implementar OKRs como Google, Intel, Dropbox, Twitter, Gates Foundation, AB Inbev, Disney e outras empresas, vamos te dar o passo a passo.

Por que implementar OKRs em sua empresa?

Criado dentro da Intel por Andy Grove e popularizado após os resultados da Google (capitaneado por John Doerr), a metodologia OKR (Objectives and Key Results - Objetivos e Resultados Chaves) é uma ferramenta de gestão que auxilia a empresa a caminhar em direção a uma cultura focada em resultados!

O objetivo deste método é te ajudar a criar objetivos realmente importantes e saber como medir os resultados necessários para alcançar tais objetivos. Mas então por que você deveria implementar OKR? Há várias vantagens para se utilizar OKRs, como já abordamos aqui de forma resumida.

O primeiro ponto é o foco em resultados - no livro "Radical Focus a autora Christina Wodtke mostra o poder que uma organização focada têm sobre seus resultados.

Não adianta seu time realizar muitas tarefas todos os dias e essas tarefas não estarem gerando resultado para empresa, seja um aumento de faturamento, melhor conversão de leads em clientes, redução de custos… costuma-se dizer que uma tarefa feita pela metade é pior que um tarefa não feita: porque a tarefa não completa ocupa tempo do funcionário mas não gera valor para a empresa e seus clientes.

O segundo motivo para você implementar OKR é o alinhamento que a metodologia gera na empresa, afinal, são construídos OKRs alinhados à missão e valores da empresa, OKRs dos setores e times. Ou seja: os OKRs dos times estarão conectados aos OKRs globais da empresa, fazendo com que todos seus funcionários foquem em entregar um resultado que vai impactar na estratégia da empresa.

Em terceiro lugar está a motivação. Ter metas claras e desafiadoras faz com que o time se dedique mais para realizá-las. A motivação humana é dividida em autonomia, domínio e propósito - é disso que se trata o livro “Drive de Daniel Pink - usar e implementar OKRs na sua empresa implica nestes três fatores, afinal, seus colaboradores terão autonomia para desenvolver seus próprios OKRs, terão domínio de todo o processo e saberão o porquê de estarem trabalhando naquilo, ou seja, o propósito da empresa!

O último diferencial da metodologia é a transparência, afinal, todos os funcionários saberão os objetivos daquele período de toda a hierarquia da empresa.

Mas o que são essas OKRs?

Para explicar de maneira mais didática, podemos resumir OKRs em uma frase de John Doerr, autor do livro mais vendido sobre OKRs, “Avalie o Que Importa: Como Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com os OKRs”:

Eu vou _____, que pode ser medido por _____.

Essa frase demonstra a estrutura de um OKR, composto por um Objetivo (Eu vou), acompanhado de Resultados-Chave (... que pode ser medido por). Assim, cria-se as OKRs da empresa.

Gostou da metodologia? Quer implementar na sua empresa? Vamos te ensinar agora o passo a passo de como implementar OKRs na sua empresa. Em pouco tempo você terá toda sua empresa alinhada e usando OKRs.

Passo a passo de como implementar OKRs na sua empresa

Se você está começando a empresa agora, já comece usando OKRs, não espere a empresa crescer muito para começar a cultura focada em resultado! Criamos o Canvas Roads OKR para te ajudar na construção dos seus OKRs. Ele é uma ferramenta visual criada especialmente para você preenchê-la junto com seu time na criação das OKRs.

1. Determine o Ciclo de OKR

Para que se possa aplicar os conhecimentos obtidos devemos ter ciclos de feedback menores do que os métodos tradicionais, que normalmente fazem ciclos estratégicos entre 3 a 5 anos.

São usados ciclos entre 3 e 12 meses: empresas mais maduras costumam ter ciclos mais próximos do limite superior, enquanto empresas mais novas costumam ter ciclos menores. Durante esses ciclos, seu time e sua empresa devem analisar tudo o que aconteceu: o que foi positivo, o que foi negativo, quais foram as melhores práticas que podem ser difundidas para outros times, quais as que não devem ser propagadas e como melhorar para o próximo ciclo.

Temos alguns eventos utilizados para consolidar o aprendizado e para termos certeza de que estamos indo no caminho de realizar nossos principais objetivos. Os eventos normalmente utilizados em um ciclo de OKRs são:

2. Planejamento de Objetivos

A reunião de Planejamento de Objetivos tem como resultado final o alinhamento das metas e propósitos entre os líderes do time executivo e dos times operacionais. É muito importante que todos estejam envolvidos e conscientes em como a metodologia funciona, o que ela é e saibam porque a empresa está adotando-a. Lembre-se: um dos segredos do OKR é a transparência!

Para isso, devemos pensar de maneira aspiracional: “O que queremos alcançar nestes próximos meses?” e anotar os principais objetivos que surgirem e que sejam ao mesmo tempo, relevantes.

Alguns exemplos:

1º objetivo: Dominar a América Latina;

2º objetivo: Criar uma experiência incrível para o cliente;

3º objetivo: Criar um produto incrível;

4º objetivo: Criar uma empresa incrível.

Indicamos que você e sua equipe não crie muitos objetivos: dois ou três já está excelente. Estes objetivos que você está determinando não devem ser colocados sem gerar reflexão. Os objetivos representam o porquê de estarmos fazendo aquilo, se você não tem o porquê bem claro, pense um pouco mais e, então, crie seus objetivos. Se você os escolheu em 5 minutos, acredite: não são bons objetivos! Pense mais um pouco.

Para esta reunião, antes de determinar quais serão os objetivos escolhidos, peça para que cada um dos presentes pense e escreva quais os propósitos que acredita que a empresa deve seguir. Este passo é importante para que todos pensem bem nos objetivos da empresa, pois eles devem expressar intenções: ser ambiciosos, aspiracionais, agressivos e realistas.

3. Definição de KRs

Após termos os objetivos bem definidos, é hora de pensarmos: “Como eu vou medir nosso progresso em relação aos nossos objetivos e como vou saber quando conseguimos ou não realiza-los?”. Em seguida, devemos anotar os KRs que surgirem e definir quais serão os KRs para cada objetivo.

Para cada objetivo, você deve determinar de 2 a 5Key Results (KR). Eles devem ser os resultados que, se atingidos, vão garantir que o objetivo da empresa será alcançado! Vamos aos exemplos:

KR1: Atingir todos os países da América Latina até 2020 (Objetivo 1);

KR2: Melhorar o NPS de X para Y (Objetivo 2);

KR3: Atingir um NPS dos usuários teste de X (Objetivo 3);

KR4: Definir 100% do código de cultura (Objetivo 4)

Metas SMART

Repare que todos os Key Results usados nos exemplos possuem as seguintes características, que denominamos diretrizes de Objetivos SMART:

  • Específico (Specific): pois é direto ao mostrar o que se deseja (aumentar as vendas);
  • Mensurável (Measurable): aumentar em 15%;
  • Atingível (Achievable): é possível aumentar as vendas em 15% neste período;
  • Relevante (Relevant): o KR faz sentido para o time comercial, por exemplo;
  • Temporal (Temporal): o período até o primeiro trimestre de 2020 está bem definido

Dizemos que essas KRs são SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Temporal). Nessa reunião é essencial se lembrar de sempre criar KRs SMART! Lembra da frase do John Doerr?

Eu vou _____, que pode ser medido por _____.”.

“Eu vou Dominar a América Latina, que pode ser medido por Atingir todos os países da América Latina até 2020”.

Nível Estratégico e Nível Tático

Geralmente implantam-se OKRs em dois níveis hierárquicos: estratégico e tático. O planejamento estratégico representa OKR globais das empresas, e é extremamente relevante que seja bem executado. Eles são os que vão direcionar para onde a empresa está caminhando (como dito no item “Determine o Ciclo de OKR” geralmente são ciclos de 1 ano).

Aqui no Roads já falamos um pouco da importância de um bom planejamento estratégico e você pode se aprofundar no assunto dando uma olhada neste texto que separamos para você.

Já quem define os OKRs táticos são os times ou pelas áreas com a função de saber como cada time pode contribuir com a empresa para atingir seus objetivos (costuma-se usar para estes ciclos o período de 3 meses). Exemplo:

ESTRATÉGICO: Dominar a América Latina até o final de 2020

  • Medido por:
  • Ter 51% do Market Share na América Latina até 2020;
  • Atingir todos os países da América Latina até 2020;
  • Ter uma concentração máxima de clientes em um só país de 15%.

TÁTICO: Atrair prospects de toda a América Latina

  • Medido por:
  • Ter um total de 700 mil visitantes no site durante o primeiro trimestre de 2020;
  • Gerar mais 5 parcerias de link building durante o primeiro trimestre de 2020;
  • Ter uma concentração máxima de visitantes em um único país de 15% durante o primeiro trimestre de 2020.

Neste exemplo, a empresa escolheu que quer dominar todo o continente e a forma de fazer isso seria atingir 51% do market share no continente, estar em todos os países e ter concentração máxima de clientes em 15% por país.

Repare que se apenas uma das KRs forem alcançadas o objetivo não será atingido. A empresa pode estar em todos os países, mas com um número baixíssimo de clientes em cada, enquanto seu concorrente domina os principais países, tendo 60% do market share, por exemplo.

Para determinar quais serão os KRs, também é fundamental a reflexão e análise do mercado e da capacidade interna. KRs devem ter foco no cliente, devem tirar o time da zona de conforto com resultados ousados e devem gerar valor para todos.

4. Apresentação de OKRs

Agora que já definimos quais serão os objetivos da empresa ou de um setor, é hora de apresentarmos estes OKRs para o restante da empresa, garantindo alinhamento e transparência entre a empresa como um todo e entre os setores dela.

É importante fazer com que os objetivos fiquem claros e o modo que cada KR será medido também fique bem explicado. O intuito desta reunião é tirar todas as dúvidas que cada colaborador pode ter sobre cada Objetivo e cada KR. Após esta reunião, realiza-se o trabalho para atingir os KRs que levarão aos objetivos desejados. Mão na massa!

Como você está começando a implementar os OKRs na sua empresa e você começou pelo seu time, tenha a certeza de que todos os envolvidos nas tarefas estão cientes e entenderam de forma clara quais são os Objetivos e suas KRs.

5. Check-up de OKRs

Nós recomendamos realizar esse evento mensalmente, no caso de OKRs táticos (a nível de setores) ou trimestralmente no caso de OKRs estratégicos (a nível da empresa). Nesta reunião, o propósito é colher os dados referentes ao andamento de cada KR para que se possa saber quais estão indo no caminho e velocidade corretos e quais estão se destoando do planejado.

Nesse momento, deve-se criar planos de ação para os KRs que estejam abaixo do esperado para aquela data, planos estes que nos levarão a consertar as engrenagens da empresa para que tenhamos o máximo de KRs atingindo as metas.

6. Fechamento de OKRs

Durante este evento são coletados os dados finais de cada KR ao final do ciclo. Com estes resultados em mãos, nós conseguimos avaliar os motivos que levaram alguns KRs a terem sucesso e outros a não alcançarem as metas definidas.

No caso dos KRs que foram batidos, queremos saber quais foram as ações que levaram a este resultado, para que seja possível replicá-las nos próximos ciclos. No caso dos não concluídos, queremos descobrir os motivos que levaram ao seu insucesso, de modo a montar um plano de ação para os próximos ciclos para que cada vez mais os resultados desejados sejam alcançados a tempo.

7. Demonstração de Resultados

Com o ciclo finalizado, devemos demonstrar os resultados alcançados neste ciclo, garantindo assim o conhecimento de todos a respeito do que se passa na empresa. Com isso, seguimos planejando também como garantir planos de ação eficientes para que nos próximos ciclos tenhamos melhorias de performance.

Nesta reunião os líderes deverão responder as perguntas de qualquer colaborador, para que os resultados e planos de ação fiquem claros para todos. O intuito disso é gerar uma melhoria contínua e uma cultura de transparência dentro da empresa.

8. Montagem de Planos de Ação

Ao final de cada ciclo de OKRs, nós devemos montar um plano de ação com os aprendizados sobre o que deu certo e o que deu errado. Isso nos dá a chance de consertar o que atrapalhou o time a chegar nas metas definidas, além de poder continuar a fazer o que levou o time aos resultados mais satisfatórios.

Recomendamos que sejam criadas tarefas de melhoria com a maior prioridade possível no seu Backlog, caso esteja usando também a metodologia Scrum. Priorizando essas tarefas, a primeira coisa que o time deve fazer no próximo ciclo se voltará para a melhoria do mesmo, acelerando o crescimento e aumentando a força dos ciclos de melhoria contínua.

Agora que você já sabe como implementar OKR na sua empresa, hora de reunir o time, mostrar os benefícios da metodologia, mostrar como e porque você acredita que todos vão gerar valor para a empresa e mão na massa!