Saiba porque você deveria implementar Milestones

Depois implantar os OKRs e Scrum no ClubPetro no primeiro momento tinhamos a sensação de andar em círculos. Ao implementar Milestones, enxergamos a solução.

Sabe aquela sensação de estar andando em círculos? Pois é, muitas vezes sentimos isso com o nosso trabalho. Trabalhamos incansavelmente e acabamos não atingindo os resultados esperados, além disso, olhamos para o lado e muitas vezes vemos a empresa toda desalinhada. Essa sensação, foi a que eu senti depois de termos implantado os OKRs e Scrum no ClubPetro, pelo menos no primeiro momento.

O time definiu Objetivos e Resultados-Chave, sabia a direção para onde ir. Além disso, rodava os rituais do Scrum, planejando o que deveria ser feito. Mas mesmo assim, a sensação de estar em uma empresa desalinhada era grande.

O que faltava

Os OKRs muitas vezes eram acompanhados mensalmente e acabavam no esquecimento no dia a dia. Eles não estavam conectados ao trabalho dos times e por isso mesmo, os resultados muitas vezes não eram atingidos e o time ficava desapontado. Mesmo trabalhando muito, esse trabalho não tinha sido focado em atingir os resultados que havíamos traçado.

Cobrávamos de todos os líderes que levassem para a reunião mensal de OKR os seus planos de ação para cada Resultado-Chave, principalmente para os não atingidos. Como o ciclo era mensal, iniciávamos o trimestre com um OKR e só depois do segundo mês criávamos planos de ação e colocávamos nossos esforços na direção deles. Além disso, muitos planos de ação simplesmente ficavam largados, não eram executados e não eram considerados na priorização de tarefas do Product Owner. E por isso mesmo, os Sprints rodavam em direções diferentes a dos OKRs, os números comprovavam a sensação de "estamos desalinhados".

Alguns ciclos de OKR se passaram, como Scrum Masters sempre lembrávamos o Product Owner de ficar atento aos seus OKRs para iniciar um novo Sprint. Criamos a "sexta feira do OKR" para fechar sempre os resultados da semana, para aos poucos conseguir fazer esse objetivo cada vez mais uma direção e menos um número solto que acompanhávamos a cada virada de mês.

Nossa solução

Gastamos muito tempo quebrando a cabeça e estudando a melhor maneira de ligar OKR com o Scrum. Tive que voltar lá no básico da administração, nível estratégico, tático e operacional. O OKR cuidava de nossa estratégia, o Scrum do operacional e os tais planos de ação eram o nosso plano tático. Depois dessa revisão bibliográfica e muito trabalho duro para mudar a rotina de todos, hoje,  conectamos o OKR com o Scrum utilizando o conceito de Milestones. A cada novo ciclo de OKR ou virada de mês, decidimos implantar Milestones para cada um dos resultados chave. As Milestones são os antigos planos de ação, a diferença deles está justamente em como enxergamos as Milestones e o seu calendário.

Após definir um KR, pensamos no nível estratégico e tático o que pode ser feito para o seu atingimento. Construímos a melhor maneira de implantar Milestones, que seriam os nossos entregáveis na busca pelo resultado chave, dentre as Milestones priorizadas, suas tarefas alimentam diretamente o Backlog do time.

Além disso, a cada novo mês, observamos os resultados alcançados, criamos e procurávamos implantar Milestones para cada resultado chave. Mantendo assim a agilidade requerida no mundo incerto que vivemos e o alinhamento entre o que é executado no trabalho com a estratégia planejada.

Nosso resultado ao implantar Milestones

A cada Sprint, nossos Product Owners olham para os seus OKRs, como também para o que já planejaram de Milestones. Fica claro aqui o benefício de uma hierarquia que gera valor. Quando o Product Owner encontra nos seus superiores uma referência, que consegue enxergar mais longe e pode facilitar o caminho, seja com o nome de uma Milestone ou ela completa, a vida fica mais fácil.

O time executa tarefas do dia a dia, mas entendendo de que faz parte cada tarefa e o por que fazer cada uma delas. Alinhando o trabalho do dia a dia a estratégia da empresa, mantendo os níveis estratégico, tático e operacional alinhados. Trabalhando na direção correta, sem a sensação de desalinhamento e andar em círculos. Enfim, hoje posso dizer; só OKR e Scrum não são tudo. Eles funcionam bem, mas funcionam melhor com as Milestones.

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