Produtividade: ferramentas a seu favor

Alerta de spoiler: Pessoas sempre ocupadas não necessariamente são pessoas produtivas.

Alerta de spoiler: Pessoas sempre ocupadas não necessariamente são pessoas produtivas. Dito isso, podemos começar nossa abordagem. Sem mais delongas, no artigo de hoje iremos compartilhar algumas ferramentas e hacks para você se tornar uma pessoa mais produtiva. Sem muita enrolação e filosofia, até porque, estamos aqui pela tão desejada produtividade, não é mesmo?

O que é produtividade?

Por definição, produtividade é a relação do que é produzido com relação aos insumos utilizados ou quantidade de tempo investido no processo. Pois bem, vou ter que te dar uma notícia. Talvez aquele(a) seu colega de trabalho que está sempre ocupado fazendo alguma coisa, não necessariamente é uma pessoa produtiva. Ou até mesmo você, que assim como eu, já chegou a pensar ou ainda pensa, que estar sempre ocupado é sinônimo de produtividade. Como diria David Allen, em A arte de fazer acontecer: “ Você deve usar sua mente para tirar as coisas da sua mente. Reagir é automático, mas pensar não. É um desperdício de tempo e energia ficar pensando em algo que você não faz nada para acontecer”. *Nota do autor: Apesar de ter dito que não teríamos nada muito filosófico ao longo do texto, não consegui resistir à colocação feita acima. Foi a última, prometo. Partindo para a prática, para conter o desgaste gerado pelas situações citadas por Allen, iremos compartilhar algumas ferramentas e como relacioná-los em prol do aumento da produtividade.

Google Agenda

O famosinho do google, é um serviço de agenda e calendário oferecido pela google. Entre as funcionalidades dessa ferramenta, podemos destacar a adição e controle de eventos e compromissos, compartilhamento de programações e a integração com agenda de outras pessoas.

TodoIst

Trata-se de um gerenciador de tarefas online. Com uma interface que possibilita o á fácil inclusão e visualização das tarefas, é um belo local para que você possa recuperar a clareza e tranquilidade, conseguindo tirar todas as tarefas que estão na sua cabeça para um ambiente adequado.

Método GTD

A metodologia idealizada por David Allen consiste na realização de 5 etapas que irão fazer com que você gerencie todas as suas tarefas com mais eficiência. Mesmo contendo 5 etapas (Coletar, Processar, Organizar, Planejar e Executar), o método é bem simples e efetivo.

Matriz de Eisenhower

Idealizada por  Dwight D. Eisenhower, general de 5 estrelas das forças armadas americanas, é uma estrutura para priorizar tarefas seguindo critérios como urgência e importância.Como foi dito anteriormente, a ideia desse artigo não é filosofar sobre o tema ou sobre os métodos, mas mostrar como você pode aplicá-los para se tornar uma pessoa mais produtiva.

E o que fazer com isso tudo?

Já temos nossas ferramentas, mas agora fica a dúvida: como utilizar tudo isso ao meu favor? Em primeiro lugar, encontre um ambiente adequado para desenvolver suas atividades. Certifique-se de estar confortável e a vontade para trabalhar, com todos os equipamentos e o que mais você precisar. Dito isso, com o Google Agenda conectado e o login no todoist feito, começamos com o primeiro dos cinco passos do método GTD: a coleta.

Coletar

É o momento para registrar o máximo de pensamentos que estão surgindo na sua mente. Registre o máximo de pensamentos possíveis, com a maior quantidade de detalhes e os deixe em um local seguro (todoist). Feito isso, quebre esses pensamentos (projetos), em subprojetos com uma complexidade bem menor. Ex: Um pensamento é o desejo de aprender tocar violão. Registre isso com a maior quantidade de detalhes possíveis e depois quebre em subtarefas como: criar lista de professores; fazer orçamento com professores; comprar materiais necessários para as aulas e assim por diante. Feito isso, podemos passar para o segundo passo.

Processar

Agora, olhe para tudo que foi registrado e se pergunte: “Posso fazer essa tarefa em menos de 2 minutos?”. Se sim, faça no mesmo momento. Logo depois, faça outra pergunta: “ De tudo que foi registrado, é necessário que algo seja feito agora?”. Para todos que tenham a resposta “não”, jogue fora ou oculte esses pensamentos, afinal, isso não deve ser prioridade.

Organizar

Agora chegou o momento de esclarecer as coisas. Divida sua vida em projetos e subprojetos. Exemplo: Pessoal, Profissional, Financeiro. Com essa divisão feita, pegue tudo que já foi registrado e passou pela fase de processamento. Em seguida, os adicione nos projetos que você julga adequados. Por exemplo; Se tornar um praticante ativo de atividades físicas pode ser um pensamento que será incluso no projeto pessoal.

Planejar

Agora precisamos priorizar o que será feito. Se lembram da matriz de Eisenhower? Agora ela será utilizada para priorizarmos as tarefas de acordo com 4 quadrantes:

Com todas as tarefas devidamente enquadradas, passamos para o parte de planejamento no calendário (aquele mesmo do Google). O ideal é reservar a cada Domingo ou Segunda pela manha, pelo menos 1hr do seu dia para incluir tudo isso calendário. Lembre de separar intervalos de tempo para cada uma das tarefas de acordo com os quadrantes.

Executar

Feito todos os passos, chegou a hora de executar. E é nesse momento que a procrastinação mais aparece. Uma boa ferramenta para lidar com a procrastinação é a Técnica de Pomodoro. Esse método de gerenciamento de tempo consiste em intercalar trabalho e descanso, definindo intervalos de tempo para realização das atividades e obviamente para descansar em meio a execução das mesmas. É válido ressaltar que tudo que foi dito ao longo do artigo não é uma receita mágica. Não significa que apenas seguir tudo isso como uma fórmula irá fazer sua produtividade crescer do dia para a noite. Estamos falando de realizar uma mudança de hábitos. A persistência e a disciplina, por exemplo, sempre serão aliados indispensáveis para alcançar o seu objetivo. Por fim, deixarei um último hack que pode contribuir e muito para o aumento da sua produtividade:

  • Regra dos 20 segundos: Crie uma fricção de tempo entre você e suas principais distrações, essa fricção pode te fazer repensar se realmente cair naquela distração será algo positivo para você. Em contrapartida, elimine as fricções com as coisas positivas, por exemplo: Se você está buscando adquirir o hábito de leitura, não deixe o livro longe de você, deixe-o sempre a vista e de fácil acesso.

Fechando com chave de ouro

A ultima ferramenta que eu gostaria de citar para vocês, como um bônus, é o próprio Roads. Dentro de nossa plataforma, é possível organizar todas as tarefas de um time e planejá-las de acordo com o tempo a seguir um objetivo através de vários planos de ação. Além disso, outra dica importante: não negligencie suas habilidades. Busque sempre melhorar naquilo que você faz, trabalhando suas habilidades em nível técnico e comportamental. Saber fazer direito aquilo que você precisa é uma das formas mais simples de alcançar a produtividade. Espero que vocês tenham gostado desse conteúdo. E agora, queria saber de vocês: quais as principais ferramentas e hacks utilizadas por vocês para produzir ainda mais?

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