Uma das maiores vantagens do Scrum é a adaptabilidade e isso é algo muito simples de se perceber.

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Graças à versatilidade do Scrum, podemos nos adaptar para buscar resultados, tarefas e desempenhos com muito mais segurança e até certa previsibilidade, pois afinal seus ciclos mais curtos nos garantem mais controle a respeito do que vamos performar.

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É por isso que o Scrum pode te oferecer as melhores práticas para te auxiliar a lidar com problemas e situações urgentes não planejadas, ou seja, os conhecidos “incêndios”. Levando isso em consideração, separamos 14 práticas e as agrupamos de acordo com suas vantagens para que você possa conhecer um pouco mais sobre cada uma.

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Eventos

Começando pela base do Scrum: seus ritos e eventos. Implementá-los de maneira correta agrega muito valor ao trabalho da sua equipe.

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1. Planning

É no planning em que, literalmente, planejamos tudo aquilo que será executado dentro do nosso ciclo. Por isso ele trás uma grande vantagem: a segurança.

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Sabendo o que você deve fazer, você já tem por onde se orientar e o que entregar. Isso traz não só previsibilidade mas também organização: a base para todas outras melhores práticas que você pode ter e a estabilidade de não precisar lidar com tantas demandas imprevistas, ou seja - menos incêndios.

2. Review

A review é o momento em que revisamos tudo aquilo que realizamos em nosso Sprint. Discutimos o andamento de cada tarefa, assim como o o resultado de cada uma.

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É um momento fundamental para compreendermos a efetividade de nossas tarefas e qual o valor gerado por elas. Dela tiramos melhores práticas tanto dos membros do time quanto do nosso Sprint.

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3. Retrospectiva (ou Retro)

Muitas pessoas confundem a Retrospectiva com a Review, tanto por parecerem em nome quanto pela similaridade do que ambas abordam. A retro, assim como a review, tem a função de olhar para trás para buscar aprendizado com o Sprint passado, mas se executa de uma forma diferente.

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Por meio de alguma dinâmica, por exemplo, abordamos os aprendizados, os ganhos, as expectativas cumpridas e o que foi deixado de lado no Sprint, tendo como base não só as tarefas mas também as próprias percepções de cada um do time. É um momento de aprendizado fundamental para a melhoria contínua, um dos focos do Scrum.

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4. Daily Meeting

O Daily, Standup ou Scrum Meeting é a parte fundamental da rotina Scrum, aonde repassamos de maneira rápida o status de cada uma das tarefas priorizadas e impedimentos dos membros do time.

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Falamos também o que se fez no dia anterior, o que está sendo feito agora e o que se pretende realizar até o dia seguinte. É uma das práticas mais vantajosas do framework Scrum.

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O Daily Meeting é fundamental para gerar transparência, alinhamento e cooperação entre os stakeholders. O problema é que muitas vezes, sucede a ações que comprometem sua eficácia: como seu próprio nome já diz (daily - diário), é ideal que esse seja um evento executado todos os dias, senão perde o seu sentido. Foque em promover esse evento, pois afinal não existe transparência sem diálogo.

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Cultura e comportamento

O Scrum traz uma mudança cultural, e também depende dela. Essa mudança se reflete no comportamento e traz melhorias não só nas entregas, mas na colaboração entre o time e no ambiente interno. É indispensável se inserir nessa cultura se você quer não só resultados, mas sustentabilidade para o seu time.

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5. Feedbacks constantes

Como já foi mencionado, a transparência é fundamental para o Scrum funcionar. A forma mais prática de alcançar essa realidade é mantendo uma cultura de feedbacks constante, prezando para que ela seja saudável e presente como algo natural.

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Para isso, é indispensável trabalhar com seus colaboradores a capacidade de ouvir e dialogar de maneira assertiva, conversando francamente sobre obstáculos, erros e dificuldades, mas também enaltecendo conquistas e vitórias. É fundamental que isso seja feito com a maior empatia possível, por isso, fica a dica: feedbacks negativos devem ser dados de forma privada, enquanto feedbacks positivos podem ser dados em conjunto com toda a equipe.

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6. Multidisciplinaridade, ou perfil “T-Shaped” (em formato T)

Esse é um ponto crucial na adaptabilidade do Scrum: a multidisciplinaridade dos membros. É óbvio que isso não significa que todo mundo precisa saber tudo, até porque isso seria impossível, além de exaustivo. A questão é que, ao fomentar o aprendizado do seu time, você consegue uma equipe mais independente e auto organizável, que com isso enfrenta menos dificuldades ao resolver problemas inesperados ou ao ter que lidar com novidades.

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Ser um profissional “T-Shaped” significa que cada um com as suas aptidões e habilidades técnicas mais aprofundadas, também é apto a lidar com as responsabilidades dos outros ao ter o mínimo de conhecimento envolvido. É saber com expertise sobre a sua área e “um pouquinho” sobre o que cada um faz ou o que o seu time precisa, equilibrando hard skills com soft skills.

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7. Facilitação

O papel de facilitador no framework Scrum fica relegado ao Scrum Master, mas isso não significa que cada um não deva investir um pouco em obter essa habilidade.  Ela é capaz de levar a uma cultura de compreensão mútua, além de tornar todos aptos a resolver problemas e demandas inesperadas com inteligência emocional e praticidade.

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8. Time-boxing

O time-box é o tempo pré-definido para cada evento durante o nosso sprint.

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Ele tem a intenção de incentivar a produtividade e a velocidade da execução do time. É primordial que esse tempo seja definido de uma forma adequada, pois afinal ele pode acabar gerando o efeito contrário e apreensão caso não seja justo ao que é atribuído. Defina um time-box para cada uma de suas tarefas e veja como isso trará não só a sensação de controle sobre o seu tempo, mas também será uma das melhores ferramentas que você pode contar para eliminar a procrastinação. Por trás de tudo isso existem explicações metodológicas e técnicas renomadas. Podemos citar duas delas aqui: o método Pomodoro e a Lei de Parkinson.

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O Pomodoro é uma técnica que se vale da nossa curva de atividade, distribuindo intervalos de atividade com pequenos intervalos de descanso, focando em manter a atenção e evitar o desgaste.

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Já a Lei de Parkinson sugere que “o trabalho se expande até preencher todo o período disponível para sua finalização”. Partindo dessa premissa, essa técnica sugere se dar espaços de tempo menores que o original para realizar uma determinada ação, buscando assim formas mais eficientes de entregar aquilo que se busca: se incentivar a fazer qualquer coisa de maneira rápida e eficaz com uma “ligeira” pressão.

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Essas são duas das melhores práticas que vão te trazer não só controle do seu tempo, mas espaço para que você implemente todas as outras.

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9. Colaboração

Não adianta definir uma cultura se ela não levar à colaboração: o Scrum não foca em individualidade, é por isso que operamos em times. Compartilhar responsabilidades, ações e projetos é uma prática que incentiva não só o trabalho em equipe, mas que nos garante maior controle sobre os erros e também mais possibilidade de recursos ao realizar qualquer trabalho, pois contamos com mais de um ponto de vista.

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Dessa forma, cada um checa o trabalho que o outro fez, sugere e adiciona pontos de melhoria ao que está sendo executado. Isso é muito útil para evitar problemas de última hora: é muito mais improvável termos que, por exemplo, refazer por completo uma tarefa ou projeto significativo se temos alguém nos acompanhando desde o começo.

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Métodos

O Scrum não é apenas um método em si, mas uma parte de algo maior que chamamos de Metodologias Ágeis. A combinação dele com esses métodos de forma adequada é capaz de alavancar resultados e também facilitar processos, por isso altamente recomendável.

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No Roads, por exemplo, combinamos Scrum, a nível operacional, com Milestones para nortear nossas entregas e planos de ação; e OKRs, onde planejamos nossos objetivos e estabelecemos seus fatores de sucesso.

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10. PDCA

O Scrum é uma das formas de se executar o ciclo PDCA na prática, o “guia” dos ciclos de melhoria contínua. Conhecer, entender e praticar o PDCA é o que caracteriza os ciclos iterativos do Scrum como bem sucedidos.

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11. Priorização baseada em valor

Priorizar de forma adequada nossas tarefas nos guia não só aos resultados, mas a evitar o acúmulo e a desordem. A grande vantagem de se priorizar por valor é focar em, com um menor período de tempo, gerar o maior valor possível a ser agregado no Sprint.

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Chegar a um Sprint com um backlog lotado é algo que eu não desejo a ninguém - são geradas inúmeras sensações ruins como o desespero, a inutilidade, confusão e principalmente a falta de confiança. Por isso é ideal saber que não dá para abraçar o mundo, da mesma forma não dá para fazer só o mínimo. Essas duas maneiras com certeza impossibilitarão você de entregar seus projetos no futuro. Pratique buscar aquilo que agrega mais valor ao momento, e foque em executar isso.

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12. Performance

É fundamental acompanharmos nossa performance no Scrum e para isso contamos com os Story Points. Eles são os responsáveis por mensurar qual o esforço demanda cada tarefa.

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Assim, nos é dada uma noção não só de tempo, mas o quanto te agregará fazer aquilo. Uma tarefa com menos pontos não é menos importante que uma com mais pontos, por exemplo. Ela apenas está mais bem dividida na entrega como um todo, por isso é recomendável que se divida ao máximo cada projeto em tarefas menores. Isso te ajuda a não comprometer seus projetos, além de entender com mais facilidade de onde vem seus atrasos e quais são as dificuldades do seu time.

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Oportunidades

A liberdade de se reinventar e aprimorar é uma grande jogada que o Scrum trás para se adaptar a qualquer situação. Essa facilidade é fundamental para apagar qualquer fogo, pois a possibilidade de reagir a situações com velocidade é fundamental para consertar seus erros com o menor dano possível.

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13. Auto-organização das equipes

A proatividade, a criatividade e inovação trazem ao time um ambiente auto-organizado e independente. Essa independência muitas vezes é o que irá salvar seu time e seus projetos de diversas demandas inesperadas, devida à velocidade de resposta.

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Com a eliminação de diversos processos burocráticos, sua equipe age com muito mais espaço e determinação, pois, afinal, isso demanda de cada um liderança. Praticando essa liderança o time cresce como um todo.

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14. Refinamento

O refinamento é um evento não obrigatório, mas isso não significa que ele não tenha valor. Nele, são refinados os itens do backlog para o futuro Sprint. Essa oportunidade é ideal para discutir a respeito das tarefas a serem priorizadas e valor empregado a elas, trabalhando com a prática mais essencial em qualquer método: o diálogo.

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Nessa reunião estão presentes o Product Owner e o Scrum Master, e seu objetivo é levar para o Sprint o que gerará mais valor. Por isso, descartamos tarefas e Milestones que não vão gerar esse valor para a empresa naquele momento. O mais importante ao se priorizar as tarefas não é apenas saber quais incluir, e sim quais não incluir: assim como focamos nas melhores práticas, devemos saber focar em quais são nossas melhores tarefas.

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E quais são as melhores das melhores práticas?

Espero que você tenha encontrado valor e que de fato, suas práticas possam ser adequadas para novas melhores práticas. Conte sempre com o Roads para te guiar neste caminho e não hesite em se aventurar por novas opções. Estar aberto a mudanças e novidades é a primeira prática a qual você deve se apoiar para o sucesso.