Melhores práticas Scrum: 14 dicas de como evitar incêndios

O Scrum pode te oferecer as melhores práticas para te auxiliar a lidar com problemas e situações urgentes não planejadas, ou seja, os conhecidos “incêndios”. Por isso, conte com ele.

Uma das maiores vantagens do Scrum é a adaptabilidade, e isso é algo muito simples de se perceber. Graças à versatilidade do Scrum, podemos nos adaptar para buscar resultados, tarefas e desempenhos com muito mais segurança e até certa previsibilidade, pois afinal seus ciclos mais curtos nos garantem mais controle a respeito do que vamos performar. É por isso que o Scrum pode te oferecer as melhores práticas para te auxiliar a lidar com problemas e situações urgentes não planejadas, ou seja, os conhecidos “incêndios”. Levando isso em consideração, separamos 14 práticas e as agrupamos de acordo com suas vantagens para que você possa conhecer um pouco mais sobre cada uma.

Eventos

Começando pela base do Scrum: seus ritos e eventos. Implementá-los de maneira correta agrega muito valor ao trabalho da sua equipe.

1. Planning

É no planning aonde, literalmente, planejamos tudo aquilo que será executado dentro do nosso ciclo. Por isso ele trás uma grande vantagem: a segurança. Sabendo o que você deve fazer, você já tem por onde se orientar e o que entregar. Isso traz não só previsibilidade mas também organização: a base para todas outras melhores práticas que você pode ter e a estabilidade de não precisar lidar com tantas demandas imprevistas, ou seja - menos incêndios.

2. Review

A review é o momento em que revisamos tudo aquilo que realizamos em nosso Sprint. Discutimos o andamento de cada tarefa, assim como o o resultado de cada uma. É um momento fundamental para compreendermos a efetividade de nossas tarefas e qual o valor gerado por elas. Dela tiramos melhores práticas tanto dos membros do time quanto do nosso Sprint.

3. Retrospectiva (ou Retro)

Muitas pessoas confundem a Retrospectiva com a Review, tanto por parecerem em nome quanto pela similaridade do que ambas abordam. A retro, assim como a review, tem a função de olhar para trás para buscar aprendizado com o Sprint passado, mas se executa de uma forma diferente. Por meio de alguma dinâmica, por exemplo, abordamos os aprendizados, os ganhos, as expectativas cumpridas e o que foi deixado de lado no Sprint, tendo como base não só as tarefas mas também as próprias percepções de cada um do time. É um momento de aprendizado fundamental para a melhoria contínua, um dos focos do Scrum.

4. Daily Meeting

O Daily, Standup ou Scrum Meeting é a parte fundamental da rotina Scrum, aonde repassamos de maneira rápida o status de cada uma das tarefas priorizadas e impedimentos dos membros do time. Falamos também o que se fez no dia anterior, o que está sendo feito agora e o que se pretende realizar até o dia seguinte. É uma das práticas mais vantajosas do framework Scrum.

O Daily Meeting é fundamental para gerar transparência, alinhamento e cooperação entre os stakeholders. O problema é que muitas vezes, sucede a ações que comprometem sua eficácia: como seu próprio nome já diz (daily - diário), é ideal que esse seja um evento executado todos os dias, senão perde o seu sentido. Foque em promover esse evento, pois afinal não existe transparência sem diálogo.

Cultura e comportamento

O Scrum traz uma mudança cultural, e também depende dela. Essa mudança se reflete no comportamento e traz melhorias não só nas entregas, mas na colaboração entre o time e no ambiente interno. É indispensável se inserir nessa cultura se você quer não só resultados, mas sustentabilidade para o seu time.

5. Feedbacks constantes

Como já foi mencionado, a transparência é fundamental para o Scrum funcionar. A forma mais prática de alcançar essa realidade é mantendo uma cultura de feedbacks constante, prezando para que ela seja saudável e presente como algo natural.

Para isso, é indispensável trabalhar com seus colaboradores a capacidade de ouvir e dialogar de maneira assertiva, conversando francamente sobre obstáculos, erros e dificuldades, mas também enaltecendo conquistas e vitórias. É fundamental que isso seja feito com a maior empatia possível, por isso, fica a dica: feedbacks negativos devem ser dados de forma privada, enquanto feedbacks positivos podem ser dados em conjunto com toda a equipe.

6. Multidisciplinaridade, ou perfil “T-Shaped” (em formato T)

Esse é um ponto crucial na adaptabilidade do Scrum: a multidisciplinaridade dos membros. É óbvio que isso não significa que todo mundo precisa saber tudo, até porque isso seria impossível, além de exaustivo. A questão é que, ao fomentar o aprendizado do seu time, você consegue uma equipe mais independente e auto-organizável, que com isso enfrenta menos dificuldades ao resolver problemas inesperados ou ao ter que lidar com novidades. Ser um profissional “T-Shaped” significa que, cada um com as suas aptidões e habilidades técnicas mais aprofundadas, também é apto a lidar com as responsabilidades dos outros ao ter o mínimo de conhecimento envolvido. É saber com expertise sobre a sua área e “um pouquinho” sobre o que cada um faz ou o que o seu time precisa, equilibrando hard skills com soft skills.

7. Facilitação

O papel de facilitador no framework Scrum fica relegado ao Scrum Master, mas isso não significa que cada um não deva investir um pouco em obter essa habilidade.  Ela é capaz de levar a uma cultura de compreensão mútua, além de tornar todos aptos a resolver problemas e demandas inesperadas com inteligência emocional e praticidade.

8. Time-boxing

O time-box é o tempo pré-definido para cada evento durante o nosso sprint. Ele tem a intenção de incentivar a produtividade e a velocidade da execução do time. É primordial que esse tempo seja definido de uma forma adequada, pois afinal ele pode acabar gerando o efeito contrário e apreensão caso não seja justo ao que é atribuído. Defina um time-box para cada uma de suas tarefas, e veja como isso trará não só a sensação de controle sobre o seu tempo, mas também será uma das melhores ferramentas que você pode contar para eliminar a procrastinação. Por trás de tudo isso existem explicações metodológicas e técnicas renomadas. Podemos citar duas delas aqui: o método Pomodoro e a Lei de Parkinson.

O Pomodoro é uma técnica que se vale da nossa curva de atividade, distribuindo intervalos de atividade com pequenos intervalos de descanso, focando em manter a atenção e evitar o desgaste. Já a Lei de Parkinson sugere que “o trabalho se expande até preencher todo o período disponível para sua finalização”. Partindo dessa premissa, essa técnica sugere se dar espaços de tempo menores que o original para realizar uma determinada ação, buscando assim formas mais eficientes de entregar aquilo que se busca: se incentivar a fazer qualquer coisa de maneira rápida e eficaz com uma “ligeira” pressão. Essas são duas das melhores práticas que vão te trazer não só controle do seu tempo, mas espaço para que você implemente todas as outras.

9. Colaboração

Não adianta definir uma cultura se ela não levar à colaboração: o Scrum não foca em individualidade, é por isso que operamos em times. Compartilhar responsabilidades, ações e projetos é uma prática que incentiva não só o trabalho em equipe, mas que nos garante maior controle sobre os erros e também mais possibilidade de recursos ao realizar qualquer trabalho, pois contamos com mais de um ponto de vista. Dessa forma, cada um checa o trabalho que o outro fez, sugere e adiciona pontos de melhoria ao que está sendo executado. Isso é muito útil para evitar problemas de última hora: é muito mais improvável termos que, por exemplo, refazer por completo uma tarefa ou projeto significativo se temos alguém nos acompanhando desde o começo.

Métodos

O Scrum não é apenas um método em si, mas uma parte de algo maior que chamamos de Metodologias Ágeis. A combinação dele com esses métodos de forma adequada é capaz de alavancar resultados e também facilitar processos, por isso altamente recomendável.

No Roads, por exemplo, combinamos Scrum, a nível operacional, com Milestones para nortear nossas entregas e planos de ação; e OKRs, onde planejamos nossos objetivos e estabelecemos seus fatores de sucesso.

10. PDCA

O Scrum é uma das formas de se executar o ciclo PDCA na prática, o “guia” dos ciclos de melhoria contínua. Conhecer, entender e praticar o PDCA é o que caracteriza os ciclos iterativos do Scrum como bem sucedidos.

11. Priorização baseada em valor

Priorizar de forma adequada nossas tarefas nos guia não só aos resultados, mas a evitar o acúmulo e a desordem. A grande vantagem de se priorizar por valor é focar em, com um menor período de tempo, gerar o maior valor possível a ser agregado no Sprint.

Chegar a um Sprint com um backlog lotado é algo que eu não desejo a ninguém - são geradas inúmeras sensações ruins como o desespero, a inutilidade, confusão e principalmente a falta de confiança. Por isso é ideal saber que não dá para abraçar o mundo, da mesma forma não dá para fazer só o mínimo. Essas duas maneiras com certeza impossibilitarão você de entregar seus projetos no futuro. Pratique buscar aquilo que agrega mais valor ao momento, e foque em executar isso.

12. Performance

É fundamental acompanharmos nossa performance no Scrum, e para isso contamos com os Story Points. Eles são os responsáveis por mensurar qual o esforço demanda cada tarefa. Assim, nos é dada uma noção não só de tempo, mas o quanto te agregará fazer aquilo. Uma tarefa com menos pontos não é menos importante que uma com mais pontos, por exemplo. Ela apenas está mais bem dividida na entrega como um todo, por isso é recomendável que se divida ao máximo cada projeto em tarefas menores. Isso te ajuda a não comprometer seus projetos, além de entender com mais facilidade de onde vem seus atrasos e quais são as dificuldades do seu time.

Oportunidades

A liberdade de se reinventar e aprimorar é uma grande jogada que o Scrum trás para se adaptar a qualquer situação. Essa facilidade é fundamental para apagar qualquer fogo, pois a possibilidade de reagir a situações com velocidade é fundamental para consertar seus erros com o menor dano possível.

13. Auto-organização das equipes

A proatividade, a criatividade e inovação trazem ao time um ambiente auto-organizado e independente. Essa independência muitas vezes é o que irá salvar seu time e seus projetos de diversas demandas inesperadas, devida à velocidade de resposta. Com a eliminação de diversos processos burocráticos, sua equipe age com muito mais espaço e determinação, pois, afinal, isso demanda de cada um liderança. Praticando essa liderança o time cresce como um todo.

14. Refinamento

O refinamento é um evento não obrigatório, mas isso não significa que ele não tenha valor. Nele, são refinados os itens do backlog para o futuro Sprint. Essa oportunidade é ideal para discutir a respeito das tarefas a serem priorizadas e valor empregado a elas, trabalhando com a prática mais essencial em qualquer método: o diálogo. Nessa reunião estão presentes o Product Owner e o Scrum Master, e seu objetivo é levar para o Sprint o que gerará mais valor. Por isso, descartamos tarefas e Milestones que não vão gerar esse valor para a empresa naquele momento. O mais importante ao se priorizar as tarefas não é apenas saber quais incluir, e sim quais não incluir: assim como focamos nas melhores práticas, devemos saber focar em quais são nossas melhores tarefas.

E quais são as melhores das melhores práticas?

Espero que você tenha encontrado valor e que de fato, suas práticas possam ser adequadas para novas melhores práticas. Conte sempre com o Roads para te guiar neste caminho e não hesite em se aventurar por novas opções. Estar aberto a mudanças e novidades é a primeira prática a qual você deve se apoiar para o sucesso.

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