Você já percebeu que algumas engrenagens só fazem um bom trabalho quando estão ligadas a outras? Muitas coisas no mundo funcionam bem, mas funcionam melhor ainda quando as complementamos com outras.

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E o assunto de hoje é justamente esse: vamos te contar um pouco mais sobre o que são as ferramentas de qualidade e como elas nos ajudam a alcançar uma boa gestão ao executar metodologias como o Scrum.

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Começando nossa reflexão

Qual paralelo podemos traçar entre a medicina moderna e a gestão de projetos com Scrum?

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Em ambas, o importante não é tratar simplesmente dos sintomas, mas sim da doença, que, no final das contas, é o que acaba gerando os sintomas em primeiro lugar.

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Um dos maiores erros que vemos acontecendo nas empresas que temos contato, independente do tamanho e estágio delas é o fato de muitas delas focam em resolver os sintomas (problemas) e não a doença (causa raiz), o que faz com que a cada resolução, apareçam outros problemas.

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Claro, nós podemos tratar os sintomas a cada vez que eles aparecerem, e isso ajuda no bem-estar. Mas assim como na medicina, essa abordagem não é a melhor, já que a pessoa (em nosso caso, a empresa) continuará doente.

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Como alcançar meus objetivos com as ferramentas de qualidade?

A gestão de projetos já existe há muito tempo, e quanto mais o tempo passa, mais essa área evolui e novas ferramentas surgem para nos auxiliar a descobrir as causas raiz para podermos resolvê-las.

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Para sanar esses problemas, foram idealizadas as Ferramentas de Qualidade.

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Algumas das mais famosas dessas ferramentas são o Diagrama de Ishikawa (ou diagrama espinha de peixe), o 5w2h e o Princípio de Pareto, por exemplo, embora existam muitas outras como a análise SWOT e as metas SMART, que já citamos para você em algumas oportunidades.

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Vamos falar um pouco sobre as três primeiras, mostrando sua relevância na resolução de problemas e por que elas podem te ser tão úteis.

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Entendendo o Princípio de Pareto

Em primeiro lugar, vamos falar um pouco sobre o popular Princípio 80/20. Cunhado por Joseph Juran no início da década de 90, o Princípio de Pareto tem este nome em homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto, que observou que 80% da riqueza do país estava nas mãos de 20% da população, mostrando como ocorria a concentração de riqueza em seu país naquela época.

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Juran viu que uma proporção parecida se dava também na qualidade dos produtos, sendo que 80% dos problemas de qualidade são causados por 20% dos problemas.

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Este princípio serve para nos mostrar que devemos focar no que realmente fará a diferença. Sempre que você se pegar pensando em um sintoma de um problema, se faça a pergunta: “Será que esse sintoma faz parte dos 20% de erros que causam 80% dos problemas ou tem algo maior causando ele (e possivelmente outros)?”.

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Caso veja que não é o caso, você perceberá que está focando seu tempo e esforço em algo que não vai gerar tanto valor e deve procurar a real raiz daquele problema, ao invés de resolver os sintomas.

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Usando Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa é uma das ferramentas de qualidade mais conhecidas e usadas para identificar problemas em empreendimentos ao redor do mundo inteiro.

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Para utilizar o diagrama, primeiro devemos traçar uma linha horizontal onde puxamos 3 setas para cima e 3 para baixo. Cada uma dessas linhas será utilizada para descrever uma face do problema.

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Para descobrirmos a causa-raiz, utilizamos a metodologia 6M para preencher o diagrama. Por exemplo: para cada uma das 6 linhas, atribuímos uma área que possa afetar o problema.

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Essas áreas são:

• Método: toda a causa envolvendo o método que estava sendo executado o trabalho;
• Material: toda causa que envolve o material que estava sendo utilizado no trabalho; Mão-de-obra: toda causa que envolve uma atitude do colaborador (ex: procedimento inadequado, pressa, imprudência, ato inseguro, etc.);
• Máquina: toda causa envolvendo a máquina que estava sendo operada;
• Medida: toda causa que envolve os instrumentos de medida, sua calibração, a efetividade de indicadores em mostrar as variações de resultado, se o acompanhamento está sendo realizado, se ocorre na frequência necessária, etc;
• Meio ambiente: toda causa que envolve o meio ambiente em si (poluição, calor, poeira, etc.) e, o ambiente de trabalho (layout, falta de espaço, dimensionamento inadequado dos equipamentos, etc.).

Após preencher o diagrama, facilitamos a visualização de possíveis causas-raiz.

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Usando o 5w2h

Por último, mas não menos importante, vamos agora focar em 5w2h, outra ferramenta muito utilizada para descobrir a causa raiz de um problema. O 5w2h é um método que consiste em realizar e responder 7 perguntas sobre o problema, de modo a ajudar nessa identificação.

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As perguntas que devem ser feitas são:

• O quê? (What): Qual é o problema em questão?
• Por quê? (Why): Por que esse problema está acontecendo?
• Onde? (Where): Onde/em que setor esse problema está ocorrendo?
• Quando? (When): Quando esse problema ocorre?
• Quem? (Who): Quem é o responsável por esse processo?
• Como? (How): Como será feita a mudança necessária?
• Quanto? (How much): Quanto irá custar (em valores monetários ou horas de trabalho) realizar essa mudança?

No processo de responder essas perguntas, o time, na grande maioria das vezes, irá perceber qual é a causa raiz do problema e assim que chegar nas últimas 2 perguntas terão uma ideia melhor do que fazer para saná-lo.

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Hora de agir!

Quando descobrimos a causa raiz de um problema, precisamos trabalhar para resolvê-la, e para isso, aqui no Roads nós utilizamos as Milestones (entregas que nos levarão em direção aos nossos objetivos). As Milestones são nossos Planos de Ação, onde traçamos quais serão as iniciativas necessárias para atingir um determinado objetivo ou entrega.

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Assim que definimos qual será a Milestone a ser executada, dividimos ela em tarefas menores. Em seguida, essas tarefas, em conjunto, gerarão a entrega que buscamos. Utilizamos o Scrum para trabalhar de maneira ágil, montando nossos Sprints com as tarefas que criamos em Milestones. Com o Scrum, diminuímos desperdícios e otimizamos nossos esforços ao executar de forma prática e inteligente.

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Podemos e queremos te ajudar a alcançar seus objetivos, por isso conte com o Roads. Conheça nossa plataforma e inicie sua jornada através do mundo ágil!

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