Como ter um backlog te ajuda a priorizar as entregas

Ao terminar de realizar uma tarefa para a empresa, já se pegou sem saber o que fazer a seguir? Esse é um problema recorrente quando não se tem uma lista organizada com o que precisa ser feito.

Se você quer fazer algo bem feito, é fundamental que planeje bem. Ao contrario do que muitos pensam, isso pode ser feito de forma simples e prática, principalmente lançando mão de ferramentas como o Backlog. Na gestão ágil, o Backlog é a lista das principais funcionalidades e tarefas que devem ser entregues ao fim de um projeto. Dele extraímos não só as tarefas que devemos desempenhar, mas sim as entregas a serem feitas.

Primeiro, por que eu deveria ter um Backlog?

Ao terminar de realizar uma tarefa para a empresa, já se pegou sem saber o que fazer a seguir? Esse é um problema recorrente quando não se tem uma lista organizada com o que precisa ser feito. Uma empresa que utiliza o Backlog para organizar suas tarefas e entregas tem diversas vantagens competitivas em relação às outras, como:

  • Diminuição de desperdícios;
  • Priorização de tarefas por valor gerado;
  • Otimização do tempo dos colaboradores.

E como ter um Backlog me ajuda com isso?

Os benefícios de se utilizar um Backlog vem principalmente ao se destrinchar as entregas importantes em tarefas menores e ordená-las por ordem de valor. Com esse artefato, o time operacional saberá exatamente o que fazer assim que terminarem uma tarefa, otimizando assim o tempo dos colaboradores. Pelo fato de o Backlog ser priorizado em uma ordem em que as tarefas que mais vão gerar valor para os clientes vêm primeiro, ele possibilita à empresa entregar o máximo de valor mais cedo. Assim, a empresa sempre estará se utilizando da Lei de Pareto (a Lei de Pareto diz que 80% do valor vai ser gerado por 20% das tarefas realizadas), aumentando a velocidade de crescimento e a qualidade do produto ou serviço, o que como consequência gerará um aumento de ganhos da empresa. Ao se montar um Backlog, na hora da priorização, deve-se atentar principalmente por tarefas que precisam de outras tarefas anteriores para serem realizadas (pré-requisitos). É importante que assim que um colaborador for iniciar uma tarefa, ela esteja com seus pré-requisitos já feitos, de modo a não levar alguém a começar uma tarefa e no meio dela perceber que terá que fazer uma outra, o que vai gerar desperdícios.

Como eu deveria criar o Backlog para ter essas vantagens?

Para se criar o Backlog, é essencial que o Scrum Master e o Product Owner estejam presentes. O Product Owner será o principal responsável para definir em quais pontos o time deve trabalhar em seguida, devido ao seu maior contato com os clientes e assim ter uma visão mais alinhada com esses, sabendo o que irá gerar mais valor. Já o Scrum Master tem um papel auxiliar nesse processo, ajudando o Product Owner a escrever as tarefas de um modo que o time irá entender e também ajudando a perceber quais são os pré-requisitos para cada tarefa, fazendo com que a priorização leve esse ponto importante em conta. Embora não seja necessário para que a reunião ocorra, o líder interno do time também pode participar dessa reunião, assim como qualquer membro interessado, e inclusive recomendamos que isso seja feito. Afinal de contas, quem melhor para saber se uma tarefa tem pré-requisitos, se elas estão muito grandes ou muito destrinchadas do que quem irá realizá-las? Nessa reunião, é interessante que as Milestones daquele time já estejam criadas, ordenadas e organizadas, o que irá facilitar e agilizar a reunião por já saber quais são as próximas entregas necessárias e em qual ordem elas deverão ser feitas. Tendo as Milestones já criadas, basta pensar em quais tarefas serão necessárias para se realizar essas entregas e definir os critérios de aceitação das tarefas.

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