“Milestones? Como assim? Eu já ouvi falar sobre Scrum e OKR, mas Milestones, não tenho ideia do que seja.”

- Alguém antes de virar leitor do Roads.

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Talvez você esteja pensando igual a pessoa acima, mas não se preocupe, vou te explicar direitinho como utilizar Milestones e como torná-las bem definidas pode facilitar no alinhamento e clareza entre as OKRs e o operacional.

Caso você ainda não saiba o que são Milestones, ótimo! Espero com esse texto te impactar positivamente, de forma que você defina milestones cada vez melhores.O surgimento e aplicação delas vieram devido ao fato das OKRs estarem em ciclos de três meses (conforme o livro de John Doerr, Avalie o que importa: Como Google, Bono Vox e a Fundação Gates sacudiram o mundo com os OKRs) e o Scrum estar em ciclos menores de 2 a 4 semanas (conforme o livro Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, de Jeff Sutherland).

Para extrair o máximo dessas metodologias foi necessário criar um meio termo, e daí surgiram as Milestones. Elas são entregas maiores do que as tarefas do Scrum que vão ser executadas em um período de 2 ou mais Sprints e estão perfeitamente alinhadas às OKRs da empresa num determinado trimestre. A imagem abaixo ilustra bem isso, dê uma olhada:

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Perceba que cada entrega (Milestone) é executada em dois sprints pelo Roads. Se você acredita que existe uma forma mais adequada de organizar suas Milestones em relação ao tempo, não tem problema! A duração dos seus ciclos, dentro do ideal pela metodologia, é você que escolhe.

Essas entregas estão alinhadas tanto ao ciclos de sprints e, principalmente, também aos Objetivos e Resultados-Chave da empresa no 1T 2020.

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Criando Milestones bem Definidas

Bom, agora que você já entendeu como as Milestones funcionam e viu que elas são a ligação entre o OKR e o Scrum, vou te mostrar como criá-las e de que forma a sua clareza pode facilitar na criação de tarefas que serão executadas pelos membros do time. Aqui no Roads, utilizamos essa metodologia, que, utilizando OKRs, enxergamos Milestones que estão alinhadas e serão desmembradas em pequenas tarefas.

1º passo: Interpretando os Objetivos e Resultados-Chave da empresa

Tarefas não são criadas do nada, é necessário foco, ou seja, onde queremos chegar/estar nos próximos 3 meses. Partindo dessa ideia e tendo em mãos os objetivos e métricas que precisam ser alcançadas, pensamos: o que é preciso entregar para impactar positivamente nesses métricas. Vamos ilustrar um exemplo: Qual a principal OKR da minha empresa neste trimestre? OKR: Ter 30 mil clientes por mês na minha loja. Quais Milestones (entregas) eu preciso realizar para atingir esses 30 mil clientes? Milestones: Entender comportamento dos meus 1000 melhores clientes. Essa Milestone acima, é muito complexa e não é possível executá-la em apenas 1 sprint.

2º Passo: Desmembrando a Milestone em tarefas menores

Com a Milestone pensada, é preciso entender quais tarefas são necessárias para entregar tudo isso: Exemplos de tarefas:

1. Estudar sobre RFM.
2. Analisar frequência de compras ao longo do ano.
3. Analisar mudanças no ticket médio com as campanhas.
4. Identificar pontos em comum entre todos os 1000 melhores clientes.

Todas as tarefas acima fazem parte de uma Milestone bem definida que irá impactar positivamente naquele objetivo da empresa no trimestre.

Entregas cada vez mais rápidas

Com toda a engrenagem acima funcionamento perfeitamente, o “motorzinho” do sua equipe passa  a produzir cada vez mais, pois há uma maior clareza nas tarefas a serem realizadas. Cada membro entende que aquela tarefa que está sendo executada por ele, faz parte de uma Milestone que vai contribuir para atingir os Objetivos e Resultados-Chave (OKR) da empresa.

Esse aumento de produtividade se deve ao seguinte fato: foco! Numa empresa, é essencial que toda energia e tempo usados pelos seus colaboradores estejam voltados para o mesmo alvo, em nossas palavras, OKRs. Com base em nossas experiências de mais de 3 anos utilizando essas novas formas de gestão, que foram ditas acima, percebemos que aos poucos tudo isso vai se incorporando na cultura empresarial e tornando um hábito para os times.

Em empresas ágeis, esse processo é um pouco mais fácil do que empresas tradicionais, que não possuem tanta agilidade e no início tal mudança pode ser desconfortável. Nós do Roads, já aplicamos essas metodologias nos 2 perfis de empresas e os resultados foram extremamente satisfatórios. Por isso, não perca tempo! Comece já a utilizar essa metodologia.