Como criar Milestones por meio de Brainstormings

Criar Milestones não é um bicho de sete cabeças, mas com Brainstormings entre a equipe esse trabalho fica ainda mais fácil!

Você já conhece o conceito de Milestones, certo? Caso ainda não saiba, nesse post te explicamos em detalhes.

Também conhecidas como épicos ou releases, elas são as responsáveis por transformar a estratégia do seu time na execução do dia a dia. Montar as Milestones certas é essencial para que a equipe possa ser bem direcionada quanto ao que precisa ser feito para atingir os objetivos estabelecidos nas OKRs (Objectives and Key Results) da empresa.

Porém, muitos líderes e gestores possuem dificuldade exatamente nesse ponto: criar Milestones! Já desmistificamos a criação de Milestones, mas caso ainda não consiga, destrave os seus pensamentos por meio de uma técnica mundialmente conhecida: brainstormings!

Primeiramente, vamos falar sobre como fazer um bom e simples brainstorming. Em seguida, como aplicar essa técnica no seu time para criar Milestones.

Como fazer bons brainstormings?

Caso ainda não saiba, brainstorming significa tempestade de ideias e é muito utilizada para sanar problemas ou desvendar novas soluções dentro de um projeto.

O primeiro passo é você definir qual é o objetivo do seu brainstorming. Defina aspectos como qual é o foco do encontro, o que os membros presentes devem ter em mente e quais são as saídas esperadas para a reunião.

Após essa definição, reúna os participantes e apresente o contexto do tema por meio de dados já coletados, pesquisas já realizadas e tentativas e erros anteriores, caso haja. Com esse insumo prévio, o pessoal terá um embasamento maior para o encontro.

Feito isso, defina a forma de coleta das ideias e combine com o time. Há opções como cada um escrever em um documento e depois discutir tudo ao final ou preencher em um board online e cada ideia ser inserida em um post-it, entre outras. Deixe claro o tempo disponível para preenchimento das ideias e o que mais for necessário para iniciar os trabalhos.

Ah, lembre - se de ressaltar: toda ideia é bem vinda! Não se deve haver um julgamento ou críticas, pois, por mais desconexa ou distante do padrão que uma ideia possa parecer, ela pode ser, justamente, o pote de ouro no fim do arco íris com o início da solução de toda a discussão.

E com os acordos feitos, é hora de colocar as ideias para fora. Agora, você pode escolher como conduzir o encontro, ou coletar as ideias e discutir ao final ou ir discutindo-as à medida que o pessoal for compartilhando ou, então, de outra forma que preferir. O importante é entender o pensamento de cada pessoa.

Com a discussão feita, refine as ideias, priorize as que fazem sentido para você, formule novas hipóteses, investigue as práticas e implemente o que for necessário. Tenho certeza de que, graças ao empenho e participação de todos, muita coisa boa irá surgir.

E como fazer brainstormings para criar Milestones?

O primeiro passo é reunir as pessoas de acordo com o nível das Milestones que serão criadas. Ou seja, se você quer criar Milestones focadas no âmbito estratégico, convide todos os diretores e gestores para o encontro. Já se forem Milestones do nível tático, os líderes envolvidos devem estar presentes para tornar a discussão mais enriquecedora.

Uma boa prática é reunir o time e formular possíveis Milestones com todos para que se sintam envolvidos no trabalho do time e possam contribuir para as tarefas que serão realizadas pelos próprios.

Com o time reunido, o que deve ser feito é relembrar aos envolvidos o contexto do encontro que deve ser pautado, principalmente, nos Objetivos e Resultados Chaves da empresa. Mostre as OKRs, a situação de cada KR atualmente, o alvo delimitado até o fim do trimestre, fale dos principais riscos e desafios a serem vivenciados e faça perguntas como: “o que podemos fazer para atingir esse resultado?” e inicie a sessão de ideias.

Ouça os fundamentos de cada ideia, agrupe as que são parecidas, refine e priorize o que poderá ser implementado. Caso a Milestone não esteja no formato esperado, isto é, não seja uma entrega, transforme - a para o formato ideal e lembre-se de ter um grupo de tarefas para cada uma das Milestones criadas.

À essa altura, você terá uma lista de Milestones e um Backlog cheio de tarefas prontas para serem executadas. A partir daí, você prioriza as que serão feitas nos próximos dias, colocando no Status “Próximo” e as que serão feitas no futuro mais distante, colocando o Status “Futuro”. E assim que uma Milestone for iniciada, mova - a para “Fazendo” e, assim, gerencie as suas entregas e o seu roadmap. Tudo aqui no Roads.

Pronto! Agora é só começar a execução e acompanhar os resultados das suas OKRs com frequência para garantir que o seu time está no caminho certo com as entregas que estão sendo feitas. E, caso não esteja, altere, reprograme, exclua ou crie novas Milestones de acordo com as necessidades de momento do seu time!

E aí, como você vai fazer no próximo trimestre? Continuar com métodos engessados ou implantar o Método Roads? 

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