Daily Meeting, ou reunião diária como é bem conhecida, nada mais são que reuniões que acontecem todos os dias. O objetivo dessas reuniões é, principalmente, gerar alinhamento entre todos os membros das equipes.

Como realizar Daily Meeting?

Durante o Daily, cada membro do time deve responder às seguintes questões:

• O que você fez do último daily até agora?
• Quais os impedimentos que está tendo?
• O que pretender fazer a partir de agora até o próximo daily?

Por fim, é importante atentar-se que esta reunião não tem o objetivo de julgar se alguém está ou não realizando mais ou menos tarefas. Ao mesmo tempo, o objetivo é manter todos alinhados ao que está acontecendo na empresa, a fim de replicar as boas práticas e corrigir aquilo que não está de acordo com o planejado.

‍

Nesse sentido, vamos explorar no texto quais são as vantagens e os principais motivos que o farão realizar Daily Meeting nos seus times.

‍

Comunicação transparente

Antes de tudo, vou trazer aqui o significado dessas duas palavras.

‍

Comunicação, segundo o dicionário, é o processo que envolve a transmissão e a recepção de mensagens entre uma fonte emissora e um destinatário receptor. Enquanto a palavra transparente vem do Latim transparentia que significa “mostrar a luz através, deixar a luz atravessar”.

‍

Do mesmo modo, transparência, segundo o dicionário, é a qualidade ou condição do que é transparente. E no sentido figurado, é a qualidade do que não é ambíguo; clareza, limpidez. Em outras palavras, podemos dizer que comunicação transparente é o processo que envolve transmissão e recepção de mensagens de forma não ambígua, clara e limpa.

‍

E o que a Daily Meeting tem com isso?

Bom, se você e sua equipe respeitarem este ritual diário, encarar como um compromisso inadiável, sempre responder às três perguntas sem julgamento e buscar sempre a melhoria baseada no que foi dito, pronto. Assim, você terá uma comunicação transparente, sem informações ambíguas.

‍

Senso de time

É impossível falar sobre senso de time sem traçar um paralelo com esportes coletivos.

‍

O documentário Last Dance, lançado recentemente pela ESPN e pela Netflix, conta as histórias do vitorioso Chicago Bulls dos anos 90 e de Michael Jordan. Nele há uma cena que gostaria de trazer aqui para você.

‍

Ao fim do Jogo 6 da Final NBA 1997, disputada entre Chicago Bulls e Utah Jazz, com o jogo empatado o treinador do Bulls pediu tempo. Neste momento foi montada uma estratégia de jogo para que Jordan pudesse arremessar, afinal, era o craque do time e o mais preparado para acertar o arremesso.

‍

Michael sabia que ele teria marcação dupla, pois aquela situação já havia acontecido contra o mesmo adversário. Então, MJ virou-se para o colega de time Steve Kerr e disse: “Steve, prepare-se”.

‍

O resultado? Quando a marcação dupla chegou em Jordan, ele passou a bola para Kerr, que estava livre para o arremesso que colocou o Bulls 2 pontos à frente faltando 5 segundos para o fim do jogo. Quem já viu um jogo de basquete sabe o quanto acertar este arremesso foi importante e emocionante!

‍

E como isso se reflete no dia a dia da empresa?

“Air” Jordan só deu o passe para Steve porque eles treinavam todos os dias juntos. Todos os dias estavam criando uma relação de confiança e cumplicidade. Este tipo de relação só acontece se for nutrida todos os dias. É preciso conhecer os pontos fortes, os fracos e reconhecer quando seu colega está bem ou mal para aproveitá-lo da melhor maneira para o time.

‍

Pela experiência que venho tendo com a Daily Meeting, posso afirmar para você que cada dia que passa consigo entender melhor meus colegas e saber quando eles não estão bem e precisam da minha ajuda. Ou quando estão muito bem e precisam de espaço para brilhar, e vice-versa. Isso é senso de time, isso é trabalho em equipe. Não interessa se você é o MVP (melhor jogador da temporada) se, no fim, o troféu não for para o seu time!

‍

Manter as pessoas motivadas

Assim como a Daily Meeting te ajuda a trazer senso de time, ela também contribui para que o time permaneça mais motivado.

‍

Como isso acontece? Segundo Daniel Pink, no seu livro Motivação 3.0, a motivação tem 3 fases: Autonomia, Excelência e Propósito. Por hora vou falar apenas da primeira fase: autonomia.

‍

Dar autonomia para alguém significa que a pessoa tem controle sobre as próprias atividades e tarefas. É dar um senso de escolha e responsabilidade plenos. Ao implementar Scrum na sua empresa você está fazendo com que sua companhia seja focada em resultados. Com isso, você dá liberdade e flexibilidade aos colaboradores. Assim, a única coisa que importa é se as tarefas estão sendo entregues e se estão chegando nos resultados. E mais uma vez, é a hora que a Daily Meeting chega na nossa conversa.

‍

Como disse no início do texto, esta não é uma reunião para cobrar resultados. O objetivo é alinhar os membros do time. Assim, você traz um senso de autonomia às pessoas, pois a reunião é para mostrar aquilo que você conseguiu fazer e entender quais os fatores que estão impedindo de realizar tais tarefas. Cada pessoa envolvida tem autonomia para entregar aquilo que ela acredita pode fazer, sem julgamentos. Assim, você mantém o time engajado e motivado.

‍

Foco no que realmente importa

Acredito que este ponto se torna bem mais fácil de falar após listar os itens acima. Pois, no fim das contas o que realmente importa é que as tarefas sejam entregues e o time alcance os resultados planejados!

‍

‍E como a Daily Meeting contribui para isso?

A própria estrutura da reunião é focada no que realmente importa. Ao responder o que foi feito no dia anterior, você vai compartilhar tudo que executou com o restante da sua equipe e eles com você. Isso trará um alinhamento daquilo que está sendo feito na empresa. Você percebe tudo que está acontecendo.

‍

Da mesma forma, ao responder o que fará no dia seguinte, você alinha com o time aquilo que você planeja executar no dia. Se alguém tem alguma dica ou sabe as melhores práticas para realizar a tarefa, ficará muito mais fácil de contribuir com o seu trabalho.

‍

Assim como nas questões anteriores, ao responder os impedimentos que estão te atrapalhando de executar suas tarefas, você abre espaço para que seus colegas possam te auxiliar na execução. Ou seja, tarefas serão concluídas com maior grau de sucesso. E por consequência, o resultado virá mais rápido.

‍

Adaptação

Complementar ao item anterior, a adaptação é um dos efeitos que você tem ao realizar as dailys.

‍

Quanto mais rápido a equipe se adaptar, mais rápido este time conseguirá corrigir seus erros e potencializar seus acertos. E é sobre isso que, principalmente, a última pergunta do Daily Meeting se trata: “quais os impedimentos que você está tendo?”.

‍

Em outras palavras: o que nos impede (senso de time) de chegar no resultado que queremos (foco no que realmente importa)?Assim, seu time consegue compreender os pontos de melhoria e se adaptar para que todos possam estar na sua melhor forma, gerando resultado para a empresa.

‍

Daily Meeting

Por fim, se você ainda não pratica o Daily Meeting, te convido a testar com seu time. Convide-os para conhecer o Scrum e para que vocês possam, juntos, implementar um processo de melhoria contínua na sua empresa. Após testar com o time durante um tempo, me conte como foi essa experiência! Deixe aqui nos comentários ou nas redes sociais!