Mais um ciclo finalizado e é o momento de avaliar os trabalhos feitos, os resultados alcançados e montar novas ações para corrigir rumos, seguir na mesma direção ou, quem sabe, modificar todo o planejamento estratégico da organização.

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Se você participa de um projeto ou até mesmo gerencia um, esse cenário também acontece com você porque é o momento onde se avalia quais são as conquistas do seu time no último ciclo e também todos os aprendizados obtidos.

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Importância de uma boa reunião de performance

O manejo da reunião de performance é essencial para que as mensagens possam ser levadas da maneira correta e que todo o time compre as ideias vendidas e trabalhe de acordo com os rumos esperados. E é por isso que se realizada de maneira inadequada, essa reunião pode gerar uma grande bola de neve ao longo dos ciclos e diversos prejuízos para as empresas.

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Se você é um facilitador de reuniões, já selecionamos 5 dicas para se destacar e desempenhar esse papel com excelência. Hoje, trouxemos dicas práticas para todos melhorarem as suas reuniões de resultados independente do seu papel. Confira!

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1. Quebre o gelo! 

Todos chegam tensos para reuniões desse tipo, afinal, é o momento em que serão avaliados os esforços de todos no último ciclo. Para diminuir isso, peça ao facilitador, caso não seja você, que prepare um momento quebra-gelo entre os membros com uma atividade simples e dinâmica para que todos os presentes possam se envolver, interagir e se entreterem. Dessa maneira, o público terá a sua energia renovada.

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Já havíamos falado sobre a importância de se ter cuidado com as pessoas à nossa volta e atividades quebra-gelo são fundamentais nesse processo. Confira mais dicas sobre isso aqui.

Algumas ideias são algumas dinâmicas simples e com um time-box pequeno como: 

• Pedir aos membros 1 verdade e 1 mentira de cada um e tentar adivinhar qual é qual;
• Coletar previamente à reunião uma música de cada pessoa e, durante o evento, tentar adivinhar qual é a música de quem;
• Pedir a cada um que fale um adjetivo que possua com a inicial do seu nome e, após a fala de todos, pedir que um cite o adjetivo do outro e, assim, praticar também a escuta ativa!
  

Ideias não faltam!

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2. Prepare o seu material com antecedência! ‍

Isso pode parecer óbvio para alguns, mas ainda há aqueles que coletam os seus dados, preparam as suas apresentações e alinham os seus discursos apenas 10 a 15 minutos antes de entrar em uma reunião. Perigo!

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Se você faz isso, mude imediatamente esse hábito pois, além da falta de estima com o encontro, você tende a não aproveitar ao máximo o que aquele momento pode gerar para você e o seu projeto, afinal, todos estão ali com um único propósito: resultados.

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Nos dias anteriores, colete os dados necessários, monte os documentos que julgar fundamentais, reflita individualmente sobre os dados coletados, discuta com o seu time, ouça as análises de todos os envolvidos sobre os números apresentados, montem em conjunto ações para o próximo ciclo e identifiquem os pontos de melhoria necessários a serem trabalhados. No dia da reunião, apenas resgate tudo o que preparou e se prepare da sua maneira. 

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É muito importante não despriorizar isso na sua rotina, por mais que ela seja caótica e cheia de problemas a serem resolvidos, afinal, se você não usar momentos como esse para pensar em melhorias e implementações, a sua rotina dificilmente mudará.

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3. Evite o repasse de resultados! 

Todos reunidos, dados sendo apresentados, mas não há discussões e nem indagações? Fuja desse tipo de reunião!

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Mesmo que não seja um dado do seu departamento ou que não interfira diretamente no seu resultado, você deve prestar máxima atenção em tudo o que está sendo falado e disseminar discussões.

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Isso porque é justamente a discussão que gera as melhorias. Ou seja, se uma pessoa apenas apresenta os seus resultados, logo em seguida outro inicia e logo depois outro e assim por diante, algo está errado e aquela reunião de resultados se tornou apenas uma reunião de repasse.

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Caso você seja o facilitador, se atente aos sinais de que isso esteja acontecendo e instigue a discussão puxando os stakeholders para a fala ou realizando perguntas chaves envolvendo a apresentação feita. Já se você for um stakeholder, é o seu papel realizar as perguntas e obter as informações necessárias sobre o que foi apresentado.

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4. Não desvie os assuntos! 

Discutir é importante pois é nesse momento que novas ideias, problemas, assuntos pendentes ou até mesmo questionamentos irão surgir, porém mudar o foco do assunto não é legal. Então, se uma das discussões mudar o foco e aquele debate for maior do que uma conversa rápida por precisar de, por exemplo, validações superiores, dados para comprovar uma hipótese ou definição de ações, é papel do facilitador interromper a discussão, registrar o assunto em um local, como um “estacionamento de Ideias”, e voltar o foco para o ponto original.

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Essa lista de assuntos pendentes deve ser resgatada depois do fim da reunião com a definição de quem será o responsável por seguir com as pautas levantadas.

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Quando esse corte não acontece, as sub-discussões se estendem, as outras pessoas passam a não entender mais o que está sendo discutido e se dispersam e, em muitos casos, não se chega a lugar algum, apenas ocupando um tempo desnecessário da reunião.

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5. Faça acordos antes, durante e depois de cada reunião! 

Sempre que iniciar uma reunião, faça acordos com os envolvidos todos os objetivos esperados sejam atingidos e evitar, portanto, que sabotadores atrapalhem a sua reunião.

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Faça acordos como evitar conversas paralelas, não usar o celular ou, em tempos de home office, manter a câmera ligada e não mudar de aba no navegador enquanto as conversas estiverem acontecendo. Reforçando a importância de cada um desses itens, o público tende a evitar descumprir tais regras. 

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Durante o encontro, relembre constantemente os acordos para todos e puxe a atenção de quem descumprir alguma regra.

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Ao fim do encontro, repasse as saídas geradas e os acordos feitos para que cada pessoa possa relembrar quais são os deveres após a reunião. Isso faz com que as discussões não fiquem esquecidas pelo público e que os planos de ação sejam executados por todos.

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E aí, que tal implementar essas dicas nas suas reuniões juntamente ao seu planejamento do que fazer no próximo ciclo?