5 segredos para melhorar as suas reuniões de performance e resultados

Conheça 5 segredos para tornar as suas reuniões de performance mais produtivas para atingir a todos os objetivos esperados para esse momento tão importante na gestão de projetos.

Mais um ciclo finalizado e é o momento de avaliar os trabalhos feitos, os resultados alcançados e montar novas ações para corrigir rumos, seguir na mesma direção ou, quem sabe, modificar todo o planejamento estratégico da organização.

Se você participa de um projeto ou até mesmo gerencia um, esse cenário também acontece com você porque é o momento onde se avalia quais são as conquistas do seu time no último ciclo e também todos os aprendizados obtidos.

Importância de uma boa reunião de performance

O manejo da reunião de performance é essencial para que as mensagens possam ser levadas da maneira correta e que todo o time compre as ideias vendidas e trabalhe de acordo com os rumos esperados. E é por isso que se realizada de maneira inadequada, essa reunião pode gerar uma grande bola de neve ao longo dos ciclos e diversos prejuízos para as empresas.

Se você é um facilitador de reuniões, já selecionamos 5 dicas para se destacar e desempenhar esse papel com excelência. Hoje, trouxemos dicas práticas para todos melhorarem as suas reuniões de resultados independente do seu papel. Confira!

1. Quebre o gelo! 

Todos chegam tensos para reuniões desse tipo, afinal, é o momento em que serão avaliados os esforços de todos no último ciclo. Para diminuir isso, peça ao facilitador, caso não seja você, que prepare um momento quebra-gelo entre os membros com uma atividade simples e dinâmica para que todos os presentes possam se envolver, interagir e se entreterem. Dessa maneira, o público terá a sua energia renovada.

Já havíamos falado sobre a importância de se ter cuidado com as pessoas à nossa volta e atividades quebra-gelo são fundamentais nesse processo. Confira mais dicas sobre isso aqui.

Algumas ideias são algumas dinâmicas simples e com um time-box pequeno como: 

  • Pedir aos membros 1 verdade e 1 mentira de cada um e tentar adivinhar qual é qual;
  • Coletar previamente à reunião uma música de cada pessoa e, durante o evento, tentar adivinhar qual é a música de quem;
  • Pedir a cada um que fale um adjetivo que possua com a inicial do seu nome e, após a fala de todos, pedir que um cite o adjetivo do outro e, assim, praticar também a escuta ativa!

Ideias não faltam!

2. Prepare o seu material com antecedência! 

Isso pode parecer óbvio para alguns, mas ainda há aqueles que coletam os seus dados, preparam as suas apresentações e alinham os seus discursos apenas 10 a 15 minutos antes de entrar em uma reunião. Perigo!

Se você faz isso, mude imediatamente esse hábito pois, além da falta de estima com o encontro, você tende a não aproveitar ao máximo o que aquele momento pode gerar para você e o seu projeto, afinal, todos estão ali com um único propósito: resultados.

Nos dias anteriores, colete os dados necessários, monte os documentos que julgar fundamentais, reflita individualmente sobre os dados coletados, discuta com o seu time, ouça as análises de todos os envolvidos sobre os números apresentados, montem em conjunto ações para o próximo ciclo e identifiquem os pontos de melhoria necessários a serem trabalhados. No dia da reunião, apenas resgate tudo o que preparou e se prepare da sua maneira. 

É muito importante não despriorizar isso na sua rotina, por mais que ela seja caótica e cheia de problemas a serem resolvidos, afinal, se você não usar momentos como esse para pensar em melhorias e implementações, a sua rotina dificilmente mudará.

3. Evite o repasse de resultados! 

Todos reunidos, dados sendo apresentados, mas não há discussões e nem indagações? Fuja desse tipo de reunião!

Mesmo que não seja um dado do seu departamento ou que não interfira diretamente no seu resultado, você deve prestar máxima atenção em tudo o que está sendo falado e disseminar discussões.

Isso porque é justamente a discussão que gera as melhorias. Ou seja, se uma pessoa apenas apresenta os seus resultados, logo em seguida outro inicia e logo depois outro e assim por diante, algo está errado e aquela reunião de resultados se tornou apenas uma reunião de repasse.

Caso você seja o facilitador, se atente aos sinais de que isso esteja acontecendo e instigue a discussão puxando os stakeholders para a fala ou realizando perguntas chaves envolvendo a apresentação feita. Já se você for um stakeholder, é o seu papel realizar as perguntas e obter as informações necessárias sobre o que foi apresentado.


4. Não desvie os assuntos! 

Discutir é importante pois é nesse momento que novas ideias, problemas, assuntos pendentes ou até mesmo questionamentos irão surgir, porém mudar o foco do assunto não é legal. Então, se uma das discussões mudar o foco e aquele debate for maior do que uma conversa rápida por precisar de, por exemplo, validações superiores, dados para comprovar uma hipótese ou definição de ações, é papel do facilitador interromper a discussão, registrar o assunto em um local, como um “estacionamento de Ideias”, e voltar o foco para o ponto original.

Essa lista de assuntos pendentes deve ser resgatada depois do fim da reunião com a definição de quem será o responsável por seguir com as pautas levantadas.


Quando esse corte não acontece, as sub-discussões se estendem, as outras pessoas passam a não entender mais o que está sendo discutido e se dispersam e, em muitos casos, não se chega a lugar algum, apenas ocupando um tempo desnecessário da reunião.


5. Faça acordos antes, durante e depois de cada reunião! 

Sempre que iniciar uma reunião, faça acordos com os envolvidos todos os objetivos esperados sejam atingidos e evitar, portanto, que sabotadores atrapalhem a sua reunião.

Faça acordos como evitar conversas paralelas, não usar o celular ou, em tempos de home office, manter a câmera ligada e não mudar de aba no navegador enquanto as conversas estiverem acontecendo. Reforçando a importância de cada um desses itens, o público tende a evitar descumprir tais regras. 

Durante o encontro, relembre constantemente os acordos para todos e puxe a atenção de quem descumprir alguma regra.


Ao fim do encontro, repasse as saídas geradas e os acordos feitos para que cada pessoa possa relembrar quais são os deveres após a reunião. Isso faz com que as discussões não fiquem esquecidas pelo público e que os planos de ação sejam executados por todos.


E aí, que tal implementar essas dicas nas suas reuniões juntamente ao seu planejamento do que fazer no próximo ciclo

Inscreva-se na nossa newsletter

Vamos te enviar os melhores insights
Algo deu errado.