5 dicas para se tornar um bom facilitador de reuniões

Facilitar uma reunião não é uma tarefa simples, e ser assertivo é essencial. Confira aqui 5 dicas para melhorar seus resultados.

Facilitar uma reunião, a primeira vista, pode parecer trivial. Mas fazê-la de forma eficaz e gerando bons resultados não é uma tarefa simples para o facilitador. Uma boa facilitação inclui muito mais do que somente conduzir uma reunião; é criar um ambiente favorável para receber e disseminar as informações, propiciar debates sadios que acarretem em soluções, é garantir que todos entendam, absorvam e internalizam os assuntos, é “segurar as rédeas” para garantir o seu bom andamento.

Para assegurar que o objetivo do encontro seja cumprido e não seja a famosa reunião que poderia ter sido um e-mail ou uma reunião para marcar outra reunião, separei 5 dicas para desempenhar esse papel de forma efetiva. Conhecer essas práticas é fundamental não só caso você queira exercer papéis como o de Scrum Master, por exemplo, mas também se você deseja dominar essas habilidades para exercer qualquer outra função de destaque.

1. Avaliar a necessidade

A primeira delas é destinada para o momento que a reunião é marcada. Pense e avalie: essa reunião é realmente necessária? Se sim, averigue dias e horários disponíveis na agenda de todos os participantes e qual o time box da reunião, condizente com a realidade e necessidade da mesma.

Posteriormente, levante quais assuntos serão abordados e se terá um escopo definido, como por exemplo: trinta minutos para debate do problema e trinta minutos para levantamento de ideias, quais as saídas esperadas da reunião e outras informações que são importantes serem passadas previamente. Isso faz com que os participantes já entrem na reunião sabendo do que se trata, assim otimizando e tornando a reunião mais produtiva. Ao final, deixe as pautas, o objetivo e as informações pertinentes do encontro anexadas ao convite da reunião.

2. Se preparar de forma adequada

Segunda dica: se prepare para a reunião. Como um bom facilitador é de extrema importância separar um momento antes da reunião para se inteirar dos assuntos a serem debatidos, fazer um fluxo de cadência da reunião, levantar os pontos mais importantes, enviar lembrete para os participantes, caso seja preciso, quais aparatos necessários e qualquer quesito que não pode ser esquecido. Enfim, realmente é o momento de se planejar.

Da mesma forma, separe um tempo posterior a reunião, para que possa ser executado todos os combinados e saídas da mesma.

3. Manter um ambiente adequado

Após toda a preparação, chegou o momento da reunião e a terceira dica é exatamente para começá-la com o pé direito.

No início da reunião faça acordos para garantir o seu bom andamento e efetividade, por exemplo: evitar o uso de celulares, respeitar o tempo destinado a comentários, solicitar a participação de todos sobre os assuntos, entre outros. Além disso, dê uma pincelada rápida no objetivo e pautas da reunião para que evitem fugir do escopo montado.

4. Guardar as informações mais relevantes

Ao final da reunião faça um breve resumo do que foi discutido, quais os pontos altos da reunião, quesitos importantes, quais foram os combinados, em quais soluções chegaram, quais foram as saídas da reunião e separe um momento para tirar dúvidas.

Dessa forma, fica mais fácil garantir que todos os participantes estejam na mesma página e realmente tenham entendido o cerne da reunião.

5. Mantenha o foco!

Por fim, a nossa última dica é destinada a manter o foco da reunião, que é uma das tarefas que exigem mais esforço do facilitador. Sabemos que é muito difícil impedir que ideias e assuntos surjam durante este processo. Pensando nisso separe um espaço e disponibilize materiais para que os participantes possam escrever essas ideias ou assuntos importantes. Dessa forma não perdemos o foco da reunião nem as ideias. Caso a reunião não seja física, um documento online serve como estacionamento de ideias.

Dica Bônus

Durante a realização dos acordos explique e combine com todos sobre o estacionamento de ideias, para que a utilizem da forma mais adequada.

Seguindo esses passos, as reuniões que você irá conduzir poderão ser mais aproveitadas e a satisfação de todos os envolvidos nos encontros será maior, além de conseguir atingir a todos os objetivos esperados e te tornar um melhor facilitador.

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